Дашборд для бухгалтерської компанії: менеджери, прострочені рахунки й борги клієнтів на одному екрані
Бухгалтерська компанія вже працювала в KeepinCRM, яку ми для неї налаштували раніше. Дані в CRM були, але щоб зрозуміти, хто з менеджерів перевантажений, де зависли оплати і скільки винні клієнти, цифри доводилося звіряти вручну.
Ми побудували дашборд у Power BI, який відповідає на ці питання на одному екрані. Після запуску звіту частка рахунків, які оплачуються протягом 30 днів, зросла з 40% до 62%. Розповідаємо, що в ньому є і як ним користуються.
Про клієнта
Бухгалтерська аутсорсингова компанія, яка веде ФОП на абонентському супроводі:
близько 15 менеджерів;
близько 800 клієнтів-ФОП різних груп;
понад 6 900 рахунків за супровід у CRM.
Щомісяця на кожного клієнта в KeepinCRM створюється угода-рахунок у воронці «Супровід». До неї додаються задачі менеджера й дані про клієнта: група ФОП, наявність найманих працівників, вартість супроводу. Як ми вибудовували ці процеси, ми розповіли в кейсі впровадження KeepinCRM для бухгалтерської компанії.
З чим прийшов клієнт
Усі дані вже були в CRM, але збирати з них картину для керівника було довго:
Ручний контроль. Частину показників звіряли щодня, частину раз на 1–2 тижні, і це було незручно.
Прострочені рахунки губилися. Серед сотень угод на місяць важко помітити ті, що висять неоплаченими вже місяць.
Не видно заборгованості по менеджерах. Щоб зрозуміти, у кого з менеджерів найбільше боржників, треба було ручно фільтрувати та рахувати угоди.
Що ми зробили
Підключили KeepinCRM до Power BI
Угоди, задачі, клієнти й менеджери передаються з CRM у звіт через API. Ніхто не вивантажує таблиці вручну.
Перетворили поля CRM на фільтри
Група ФОП і наявність найманих працівників беруться з полів, які ми налаштували під час впровадження CRM. У звіті за ними можна відфільтрувати будь-який графік.
Домовилися про правила прострочки
Рахунок вважається простроченим, якщо його не закрили протягом місяця. Задача вважається простроченою, якщо минув дедлайн. Правила однакові для всіх менеджерів і рахуються автоматично.
Допрацювали звіт разом із клієнтом
Проєкт зайняв 2–3 тижні. Це включно з часом, коли клієнт користувався звітом, а ми вносили зміни за його побажаннями.
Що показує дашборд
Звіт займає одну сторінку. Кожен блок відповідає на одне управлінське питання.
Головні цифри періоду
У верхньому рядку чотири показники: кількість угод, сума по угодах, заборгованість і кількість задач. Керівник за кілька секунд бачить, скільки виставлено за місяць і скільки ще не сплачено.
Угоди в розрізі менеджерів
У кожного менеджера видно активні, закриті й прострочені угоди. Червона частина стовпчика одразу показує, у кого накопичилися незакриті рахунки.
Задачі в розрізі менеджерів
Відкриті, прострочені й закриті задачі за період. Це підказка, хто не встигає зі звітністю чи документами клієнтів і кому потрібна допомога.
Заборгованість в розрізі менеджерів
Сума несплачених рахунків по кожному менеджеру. Вона рахується за весь час і не залежить від обраного періоду, тому старі борги не «зникають» після зміни фільтра.
Клієнти в розрізі менеджерів
Скільки клієнтів веде кожен менеджер і яких груп ФОП. Так легше розподіляти нових клієнтів і бачити реальне навантаження, а не лише кількість клієнтів.
Фільтри і перехід у CRM
Справа можна обрати період, групу ФОП, наявність найманих працівників і менеджера. Під фільтрами є список угод: один клік відкриває потрібну угоду в KeepinCRM, щоб одразу написати клієнту або поставити задачу.
Результати за перші три місяці
Клієнт працює з дашбордом із липня 2026 року. Ми порівняли дані CRM до і після запуску:
Показник | До запуску | Після запуску |
Рахунки, оплачені протягом 30 днів | 40% (квітень–червень) | 62% (липень–вересень) |
Прострочені рахунки на кінець місяця | 617 (червень) | 529 (вересень), на 14% менше |
Ручна звірка показників | щодня або раз на 1–2 тижні | не потрібна, цифри в одному звіті |
За результатом стоїть робота команди клієнта. Дашборд зробив прострочки й борги видимими, тож з ними почали працювати вчасно, а не раз на кілька тижнів.
Кому підійде такий дашборд
Бухгалтерським і юридичним компаніям з абонентським обслуговуванням, де щомісяця виставляються сотні рахунків.
Командам, де клієнтів закріплено за менеджерами і важливо бачити їхнє навантаження.
Компаніям на KeepinCRM або іншій CRM, яка має API.
Питання й відповіді
Скільки часу займає створення такого дашборду?
У цьому кейсі — 2–3 тижні, включно з тестуванням на реальних даних і правками за побажаннями клієнта. Точний строк залежить від CRM і кількості показників.
Чи потрібно вивантажувати дані з CRM вручну?
Ні. Дані потрапляють у звіт через API, тому експорту в Excel і ручного зведення таблиць немає.
Чи можна зробити такий дашборд, якщо у нас інша CRM?
Так, якщо у CRM є API. Ми перевіримо це на консультації.
Хочете бачити свою компанію так само?
Розкажіть, у якій CRM ви працюєте і що зараз доводиться рахувати вручну. Покажемо, які показники можна зібрати в один дашборд. Перша консультація безкоштовна.
Коментарі