Power BI-аналітика для «Без хвиль»: як зібрати ключові показники бізнесу в один зрозумілий дашбор

Коли бізнес працює одразу в кількох системах, рано чи пізно виникає питання: а де дивитися реальну картину по продажах, бронюваннях, менеджерах і завантаженості?

З командою «Без хвиль» ми працювали не з нуля. До етапу побудови аналітики в компанії вже була проведена велика робота із систематизації продажів і сервісу: налаштована CRM, вибудувані процеси роботи з лідами та бронюваннями, розділена відповідальність між онлайн-офісом і адміністраторами на локаціях.

Паралельно команда консалтингової агенції MasterSales працювала над бізнес-логікою цих процесів: швидкістю реакції на звернення, системою повторних контактів із клієнтами, стандартами роботи менеджерів та адміністраторів, допродажами на локаціях, KPI й мотивацією команди. У результаті бізнес отримав більш системну та контрольовану воронку – від першого звернення клієнта до проведення події та подальшого сервісу.

Детальніше про те, як перебудовувались бізнес-процеси «Без хвиль», як організували роботу онлайн- та офлайн-команд і які зміни впроваджували на цьому етапі, можна прочитати в окремому кейсі наших партнерів MasterSales – .

Наступним кроком стала аналітика. Коли процеси вже запущені, важливо не просто вести заявки й бронювання, а бачити повну картину: скільки бізнес заробляє, які послуги продаються найкраще, як працюють менеджери, наскільки завантажені зали та що думають клієнти про сервіс.

Саме з таким запитом до нас звернулась команда «Без хвиль» — мережі сухих басейнів та святкових просторів для дітей. У компанії є кілька відділів: онлайн-офіс, який приймає запити, дзвінки та бронювання, і офлайн-офіс — адміністратори на локаціях, які зустрічають клієнтів, працюють із подіями та можуть робити допродажі вже на місці.

На перший погляд усе виглядає просто: є заявки, є бронювання, є менеджери, є адміністратори, є оплати. Але коли дані розподілені між KeyCRM та окремими таблицями з оцінками клієнтів, швидко зрозуміти, що реально відбувається в бізнесі, стає складно.

З якою задачею звернувся клієнт

Команді потрібно було не просто бачити окремі цифри, а отримати повноцінну аналітику по бізнесу в одному місці.

Хотілося розуміти:

📊 скільки запитів, броней та оплат отримує бізнес;

💰 який дохід, середній чек та LTV;

👥 як працюють менеджери онлайн-офісу;

🏢 наскільки завантажені зали;

➕ скільки допродажів роблять адміністратори;

⭐ які оцінки ставлять клієнти ведучим, шоу та сервісу;

🔁 скільки клієнтів повертаються повторно.

Дані для цих показників уже частково були в CRM та окремих таблицях, але вони не були зібрані в одному місці. Через це керівнику було складно швидко оцінити загальну картину: що відбувається з продажами, як працює команда, які зали завантажені краще та де є точки росту.

Щоб отримати потрібну цифру, доводилося переходити між різними джерелами, фільтрувати інформацію, звіряти показники та вручну збирати окремі звіти. Це займало час і не давало можливості бачити ситуацію “тут і зараз”.

У чому була складність

Головна особливість проєкту була в тому, що потрібні для аналітики дані зберігалися не в одному стандартному форматі.

Частина інформації вже була в KeyCRM, але послуги, пакети, допродажі та інші важливі деталі зберігались у кастомних полях. Тобто для звіту це не були звичайні товари чи стандартні позиції, які можна просто взяти й автоматично порахувати.

Нам потрібно було розібрати текстові значення, зрозуміти, яка саме послуга була продана, яка її вартість, чи це основний продаж, чи допродаж, і хто саме відповідає за цей результат.

Окрема логіка стосувалась відповідальних менеджерів. Їх потрібно було брати з різних таблиць та полів, щоб у дашборді коректно відображались результати онлайн-менеджерів і адміністраторів на локаціях.

Також клієнту було важливо бачити показники в різних розрізах по датах. Для продажів має значення дата створення бронювання, а для завантаженості залів — дата самої події. Наприклад, бронювання могли створити сьогодні, а свято відбудеться через місяць. Тому в дашборді потрібно було врахувати обидві логіки, щоб аналітика була коректною і для продажів, і для операційної роботи локацій.

Що ми налаштували ⚙️

Ми розробили Power BI-дашборд, який зібрав ключові дані з KeyCRM та таблиці з NPS в один зручний аналітичний інструмент для керівника.

Загальний огляд бізнесу

На головній сторінці дашборду клієнт бачить основні показники:

✅ дохід;

✅ середній чек;

✅ LTV;

✅ кількість запитів;

✅ конверсію в замовлення;

✅ кількість оплат;

✅ нових і повторних клієнтів;

✅ допродажі на місяць.

Також додали графік динаміки доходу, розріз по типах бронювань і послуг, список замовлень та фільтри по місту, залу, менеджеру, типу бронювання, послузі, джерелу й періоду.

Тобто керівник може не просто побачити загальну суму, а одразу побачити глибше: який зал, яке місто, яка послуга або який менеджер дали конкретний результат.

На скріншоті нижче видно, як виглядає загальна сторінка дашборду: основні фінансові показники, динаміка доходу, список замовлень, допродажі та фільтри по місту, залу, менеджеру, послузі й періоду.

📌 Важливо: дані на скріншоті є тестовими та використовуються лише для демонстрації структури звіту.

Онлайн-офіс: аналітика по менеджерах

Тут основний акцент — на роботі менеджерів, які приймають заявки, дзвінки та доводять клієнта до бронювання.

На цій сторінці видно:

📞 кількість унікальних лідів;

💬 кількість запитів;

📌 кількість броней;

📈 конверсію із запиту в бронювання;

💳 оплати;

💰 суму первинного продажу;

☎️ статистику по дзвінках;

🔁 повторні замовлення.

Також додали воронку продажів: від унікальних лідів до запитів і броней. Це допомагає швидко зрозуміти, де саме просідає процес: мало заявок, слабка конверсія чи недостатньо бронювань.

Окремий блок — динаміка завантаженості менеджерів. Це зручно, бо можна побачити не лише загальні цифри, а й регулярність роботи: хто стабільно обробляє заявки, а в кого активність нерівномірна.

Зручно, що вся інформація зібрана не просто в таблиці, а у форматі, де одразу видно слабкі та сильні місця. Наприклад, можна порівняти менеджерів між собою, подивитися активність по дзвінках або відкрити список конкретних замовлень.

📌 Важливо: дані на скріншоті є тестовими та використовуються лише для демонстрації структури звіту.

А ще на сторінці є блок із динамікою завантаженості менеджерів. Він допомагає побачити не тільки результат, а й регулярність роботи: хто стабільно обробляє заявки, а хто працює нерівномірно.

📌 Важливо: дані на скріншоті є тестовими та використовуються лише для демонстрації структури звіту.

Офлайн-офіс: завантаженість залів, адміністратори та NPS

Для офлайн-офісу ми зробили іншу логіку, бо тут важливі вже не тільки продажі, а й фактична робота локацій.

На цій сторінці можна бачити завантаженість залів по днях тижня. Кожен зал має свій колір, тому керівнику легко оцінити, які дні та які простори завантажені краще.

Також вивели показники по адміністраторах:

🏢 кількість броней;

💳 оплати;

💰 дохід;

➕ кількість допродажів;

🔁 повторні замовлення;

⭐ середні оцінки та NPS.

Окремо підключили таблицю з відгуками клієнтів. У ній команда фіксує номер замовлення, оцінку ведучого, шоу, сервісу/адміністратора, рекомендацію знайомим і коментар.

Ми обробили ці дані так, щоб оцінки автоматично підтягувались до потрібного замовлення, адміністратора, ведучого або шоу. У результаті клієнт бачить не просто “середню оцінку по компанії”, а може аналізувати якість сервісу по конкретних напрямках.

На скріншоті видно, як можна аналізувати завантаженість по днях тижня та по конкретних залах. Це допомагає швидко зрозуміти, які дні найбільш активні, які зали використовуються частіше, а де ще є потенціал для росту.

📌 Важливо: дані на скріншоті є тестовими та використовуються лише для демонстрації структури звіту.

Також ми вивели NPS та оцінки по адміністраторах, ведучих і шоу. Команда може бачити не просто загальний фідбек, а конкретні оцінки по кожному напрямку сервісу.

📌 Важливо: дані на скріншоті є тестовими та використовуються лише для демонстрації структури звіту.

Що отримав клієнт ✅

У результаті команда «Без хвиль» отримала не просто гарний дашборд, а робочий інструмент для управління бізнесом.

Тепер керівник може швидко побачити:

⚡ який дохід приносить бізнес за обраний період;

⚡ які послуги та пакети продаються найкраще;

⚡ як працюють менеджери онлайн-офісу;

⚡ наскільки завантажені зали;

⚡ хто з адміністраторів краще допродає;

⚡ як клієнти оцінюють сервіс, ведучих і шоу;

⚡ де є точки росту для продажів і команди.

Найважливіше — більше не потрібно вручну збирати дані з різних систем, експортувати таблиці й окремо рахувати кожен показник. Усе зібрано в одному місці, з фільтрами, деталізацією та зрозумілою візуалізацією.

Такий формат аналітики допомагає не просто “дивитися цифри”, а приймати рішення: кого мотивувати, які зали розвивати, де підсилити продажі та як покращити клієнтський досвід.

Хочете так само бачити ключові показники бізнесу в одному зрозумілому дашборді, а не збирати дані вручну з різних систем?

Power BI-аналітика

Залишайте заявку на консультацію — ми допоможемо розібратися, які дані вже є у вашому бізнесі, що можна об’єднати в аналітику та як зробити звіт, який буде зручним не просто для перегляду, а для реального управління компанією.