Синхронізація залишків товарів Asteril & Хорошоп для інтернет-магазину дитячих іграшок «Калейдоскоп»

У роботі інтернет-магазину дуже важливо, щоб інформація на сайті була актуальною: ціни, наявність товарів, статуси замовлень, залишки на складі. Особливо це критично для бізнесів, де частина товарів може бути в обмеженій кількості — наприклад, 1–2 одиниці.

Саме з таким запитом до нас звернувся клієнт — інтернет-магазин дитячих іграшок «Калейдоскоп». 

Компанія продає товари для дітей через сайт, створений на Хорошоп, а для обліку товарів та роботи з продажами використовує AsterilCRM. На перший погляд, між системами вже була базова інтеграція. Але в реальній роботі бізнесу її можливостей виявилося недостатньо.

У чому була проблема? ⚠️

Стандартна інтеграція між AsterilCRM і Хорошоп передбачала автоматичне оновлення залишків товарів один раз на добу — о 4 ранку під час оновлення системи.

Тобто якщо вдень товар продавався через інший канал або його кількість змінювалася в CRM, сайт не завжди одразу отримував актуальні дані. Так, каталог можна було оновлювати вручну, але для щоденної роботи це незручно.

Особливо проблема відчувалася через те, що у клієнта були товарні позиції, які зберігалися в наявності в кількості 1 штука.

Уявімо просту ситуацію:

🧩 товар є на сайті;

🧩 клієнт оформлює замовлення;

🧩 менеджер бачить заявку;

🧩 але виявляється, що товар уже продано через інший канал.

Для покупця це розчарування. Для бізнесу — зайва комунікація, скасування замовлення, ризик втрати довіри та додаткова робота для менеджерів.

Чому оновлення раз на день — це не завжди достатньо

Для невеликого каталогу або бізнесу, де товари майже не змінюються, оновлення залишків один раз на добу може бути нормальним рішенням.

Але в цьому проєкті був важливий нюанс: у частини товарів залишок міг становити всього 1–2 одиниці. Тобто це не ті позиції, яких на складі багато і які можна швидко дозамовити. Коли продажі йдуть не тільки через сайт, а ще через інші канали, залишки можуть змінюватися протягом дня багато разів. І якщо сайт не отримує ці зміни вчасно, покупці бачать неактуальну інформацію.

У результаті виникають типові проблеми:

🔹 на сайті відображається товар, якого вже немає;

🔹 клієнт оформлює замовлення, яке неможливо виконати;

🔹 менеджеру доводиться вручну пояснювати ситуацію покупцю;

🔹 бізнес витрачає час на обробку проблемних заявок;

🔹 покупець може розчаруватися і більше не повернутися до магазину.

Тому в цьому проєкті головним завданням було зробити так, щоб залишки передавалися на сайт значно частіше та автоматично.

Що ми налаштували 🔧

Ми реалізували автоматичне оновлення залишків товарних позицій між AsterilCRM і сайтом на Хорошоп.

Тепер дані про кількість товарів передаються на сайт кожні 10 хвилин.

Це означає, що якщо в CRM змінилася кількість товару, сайт отримує оновлену інформацію майже одразу. Для інтернет-магазину це набагато зручніше, ніж чекати наступного ранкового оновлення або вручну запускати синхронізацію каталогу.

Як це допомогло бізнесу

Після налаштування синхронізації клієнт отримав більш стабільну та зручну роботу з товарними залишками.

Тепер менеджерам не потрібно постійно контролювати, чи актуальна інформація на сайті. Система автоматично оновлює дані з потрібною періодичністю, а покупці бачать більш точну наявність товарів.

Для бізнесу це дає кілька важливих переваг:

✅ менше замовлень на товари, яких уже немає в наявності;

✅ менше ручної роботи для менеджерів;

✅ актуальніший каталог на сайті;

✅ менше неприємних ситуацій із клієнтами;

✅ зручніша робота з товарами, які є в обмеженій кількості.

Особливо важливо, що таке рішення не змінює звичну логіку роботи компанії. Клієнт продовжує користуватися AsterilCRM і Хорошоп, але між ними з’являється більш швидкий і зручний обмін даними.

Для яких бізнесів це актуально 🛒

Синхронізація залишків між CRM і сайтом потрібна не тільки магазинам іграшок.

Таке рішення буде корисним для будь-якого інтернет-магазину, де:

— є обмежена кількість товарів;

— продажі йдуть через кілька каналів;

— товари швидко розкуповують;

— менеджери часто стикаються з неактуальними залишками;

— важливо зменшити кількість ручної роботи;

— сайт має показувати максимально точну наявність товарів.

Це може бути магазин одягу, косметики, дитячих товарів, аксесуарів, подарунків, товарів для дому або будь-який інший e-commerce бізнес.

Маленька автоматизація — велика різниця

На перший погляд, оновлення залишків кожні 10 хвилин може здаватися невеликим технічним налаштуванням.

Але для щоденної роботи інтернет-магазину це суттєво змінює процеси.

Менеджери витрачають менше часу на перевірку товарів вручну. Покупці рідше стикаються з ситуацією, коли замовлений товар уже відсутній. А власник бізнесу отримує більш контрольовану та спокійну систему продажів.

Саме в цьому і є цінність автоматизації: вона прибирає дрібні, але постійні проблеми, які щодня забирають час у команди.

Питання, які часто виникають перед синхронізацією 💬

Чи можна оновлювати залишки частіше, ніж один раз на добу?

Так. У цьому кейсі ми налаштували автоматичне оновлення залишків кожні 10 хвилин, щоб сайт отримував актуальні дані значно швидше.

Для чого потрібна синхронізація залишків між CRM і сайтом?

Вона потрібна для того, щоб покупці бачили актуальну наявність товарів, а менеджери не витрачали час на ручну перевірку та виправлення помилок.

Чи підходить таке рішення тільки для Хорошоп?

У цьому кейсі ми працювали саме з Хорошоп і AsterilCRM, але подібну логіку можна реалізовувати і для інших CRM або CMS — усе залежить від конкретних систем і задач бізнесу.

Коли бізнесу варто задуматися про таку автоматизацію?

Якщо у вас часто виникають ситуації, коли клієнт замовляє товар, якого вже немає в наявності, або менеджери вручну перевіряють залишки — це хороший сигнал, що синхронізацію потрібно покращувати.

Підсумок

Для інтернет-магазину дитячих іграшок «Калейдоскоп» ми налаштували автоматичну синхронізацію залишків між AsterilCRM і Хорошоп.

Тепер кількість товарів оновлюється на сайті кожні 10 хвилин, а не один раз на добу. Це допомагає підтримувати актуальний каталог, зменшує кількість проблемних замовлень і робить роботу менеджерів простішою.

Якщо у вашому бізнесі теж є проблема з неактуальними залишками, ручним оновленням товарів або замовленнями на позиції, яких уже немає, — варто розглянути автоматизацію синхронізації між CRM і сайтом.