Масовий друк накладних із KeepinCRM: кейс автоматизації складу
До нас звернувся клієнт, який використовує KeepinCRM для обробки замовлень із двох інтернет-магазинів на OpenCart. Компанія зіткнулася з проблемою: товарні накладні доводилося друкувати по одній, а після друку — вручну змінювати статус відповідних угод у CRM.
За великої кількості замовлень цей процес забирав час і створював ризик помилок. Тому ми розробили окрему адмін-панель, яка дозволяє друкувати накладні масово, автоматизувати зміну статусів угод і самостійно налаштовувати шаблони документів.
Усі скриншоти в статті зроблені на вигаданих даних: назви, клієнти, товари й телефони придумані.
Що було на старті
● замовлення з сайту потрапляють у KeepinCRM як угоди;
● накладні формувалися окремо, та друкувалися «руками»;
● після друку менеджер сам переносив угоду на етап «Надруковано»;
● ніхто не міг швидко знайти, що і коли вже друкували.
Що ми зробили
1. Масовий друк замість поштучного. На першій сторінці модуля ми відобразили всі угоди з етапу, коли потрібно друкувати накладні. Тож комірник бачить таблицю угод і може вибрати для масового друку всі або кілька накладних, переглянути всі або приховати вже надруковані.
Список угод для друку
Накладні відкриваються в окремому вікні, де розкладаються на аркуші A4: кожна на окремому листку або «стисло» кілька на одному, з лінією відриву. Поля змінюються прямо там.
2. Угода переходить на потрібний етап автоматично. Після друку система сама переносить угоди у KeepinCRM на етап «Надруковано» — менеджеру нічого робити не треба. Якщо якусь угоду перенести не вдалося, модуль не мовчить, а показує, яку саме не перенесено.
3. Свій шаблон для кожного магазину. Заявки надходять з різних джерел: у клієнта два інтернет-магазини, і накладні для них мають різне оформлення. Модуль сам дивиться, з якого джерела прийшла заявка, і підставляє потрібний шаблон. Менеджеру нічого вибирати не треба.
4. Архів друку. Кожна друкована пачка зберігається: хто, коли і скільки накладних друкував. Пачку можна відкрити й надрукувати повторно, якщо папір зім'явся або загубився документ. Старі пачки автоматично видаляються після заданого терміну (його можна самостійно налаштувати в адмін-панелі користувачу з роллю Адміністратор).
Архів друкованих пачок
5. Ролі та доступи. Не кожному співробітнику потрібні всі можливості. Адміністратор сам створює ролі й вирішує, хто:
● лише переглядає накладні до друку, але не друкує;
● друкує;
● переглядає архів;
● повторно друкує з архіву;
● редагує шаблон;
● керує користувачами.
Ролі та їхні доступи
Налаштування ролі: позначаємо потрібні розділи
Супер-адміністратор бачить усе завжди. Окремо є «помічник адміністратора»: він керує користувачами, але не бачить ролей і не може змінити супер-адміна.
Користувачі й їхні ролі
Усі особисті й адміністративні налаштування зібрані в одному місці: це сторінка профілю (клік на імені), де розділи розкриваються по кліку й не займають зайвого місця.
Профіль: компактні розділи
Головне — редактор шаблону накладної
Для кожного з двох магазинів є окремий шаблон: вгорі редактора вони перемикаються вкладками, і змінюються незалежно один від одного. Клієнт хотів, щоб накладна виглядала так, як звикли в їхньому складі: інший розмір шрифту, ширші колонки, більші відступи в таблиці. Раніше це означало б звернення до розробників щоразу. Тепер адміністратор змінює все сам.
Редактор шаблону: налаштування таблиці й полотно аркуша
У редакторі працює майже як у Word:
● основний текст, жирність, розмір шрифту окремих фрагментів;
● поля сторінки та відстань між рядками;
● поля-підстановки (номер замовлення, замовник, телефони, адреса доставки, сума прописом) вставляються з меню, а система сама замінює їх даними замовлення;
● вигляд таблиці товарів: шрифт, відступи в клітинках, товщина рамки, заливка шапки і ширина кожної колонки. Сама таблиця лишається фіксованим блоком, щоб її випадково не зламати, але виглядає так, як потрібно клієнту.
Усе видно одразу: полотно редактора — це аркуш A4, а таблиця на ньому перемальовується, поки ви змінюєте цифри. Перед збереженням можна натиснути «Попередній перегляд» і побачити готову накладну.
Готова накладна у попередньому перегляді
Що ми помітили вже на реальному друці
Тестові накладні на 2–3 рядки виглядали ідеально. Але клієнт надіслав фото друку великого замовлення на 15 позицій, і там було видно проблему: на першому аркуші таблиця відображалася правильно, відповідно до налаштувань шаблону, а на другому колонки втрачали задану ширину й ставали однаковими.
Перший аркуш великого замовлення
Причина виявилася в тому, як браузер розбиває довгу таблицю по сторінках. Ширини колонок ми задавали один раз у заголовку таблиці, а на продовженні таблиці ці налаштування не переносилися. Ми записали ширину прямо в кожну клітинку, і тепер другий, третій і наступні листки виглядають так само, як перший.
Продовження таблиці на другому аркуші: колонки такі самі, як на першому
Висновок для нас простий: перевіряти друк потрібно не лише на «зручних» тестових даних, а й на великих реальних замовленнях.
Нові шаблони підтягуються і в уже надруковані накладні
Друга річ, яку клієнт помітив майже одразу: відредагували шаблон, а накладні в архіві лишилися зі старим оформленням, бо пачка зберігалася як готовий знімок. Тепер при відкритті пачки в архіві накладні формуються за актуальним шаблоном із даних CRM. Якщо CRM тимчасово недоступна, показується збережений знімок, і система про це попереджає, щоб ніхто не плутався.
Функціональний інтерфейс без зайвих витрат
Під час розробки ми зробили акцент на функціональності, зручності та швидкості роботи. Оскільки модуль призначений насамперед для щоденних завдань працівників складу, ми обрали мінімалістичний інтерфейс зі зрозумілими таблицями, формами та кнопками.
Такий підхід дозволив оптимізувати бюджет проєкту, зосередивши ресурси на автоматизації процесів, надійності друку та можливостях налаштування документів, а не на створенні індивідуального дизайну.
Результати впровадження
Розроблений модуль дозволив автоматизувати щоденну роботу з накладними та зменшити кількість ручних операцій. Завдяки впровадженому рішенню:
працівники складу можуть друкувати накладні пачками, а не по одній;
угоди автоматично переходять на потрібний етап у KeepinCRM, що допомагає уникнути розбіжностей між друком документів і статусами угод;
накладні для кожного інтернет-магазину формуються за власним шаблоном залежно від джерела замовлення;
зберігається історія друку з можливістю повторного друку документів;
кожен співробітник має доступ лише до необхідних функцій відповідно до своєї ролі;
клієнт може самостійно змінювати зовнішній вигляд накладних без звернення до розробників;
вартість рішення вдалося зменшити завдяки використанню простого функціонального інтерфейсу без додаткових витрат на індивідуальний дизайн.
Модуль друку накладних — приклад невеликої автоматизації, яка не змінює основну бізнес-логіку, але щодня позбавляє працівників складу десятків повторюваних операцій. А можливість самостійно налаштовувати форму документа усуває необхідність щоразу звертатися до розробників із проханнями змінити його оформлення.
Масовий друк накладних
Якщо у вашому магазині друк документів, перенесення угод між етапами або інші процеси досі виконуються вручну — напишіть нам, і ми обговоримо, що можна автоматизувати у вашому бізнесі.
Коментарі