Автоматизація бухгалтерського обліку: CRM, яка сама передає дані та рахує обіг клієнтів

Коли бухгалтерська компанія веде багато ФОПів, разом із кількістю клієнтів росте й обсяг ручної роботи. Потрібно зібрати дані про доходи, врахувати надходження з різних джерел і повернення, порахувати обіг, проконтролювати ліміти та підготувати книгу обліку.

І якщо частина інформації знаходиться в CRM, частина — у банківських виписках, а розрахунки ведуться окремо в таблицях, одні й ті самі дані доводиться переносити вручну.

Саме цей процес ми автоматизували для бухгалтерської компанії.

🔎 Що було важливо змінити

Бухгалтеру потрібно регулярно отримувати фінансові дані по кожному ФОПу та на їх основі вести облік. При великій кількості клієнтів це перетворюється на постійну роботу з таблицями: перенести цифри, перевірити їх, скласти надходження, відняти повернення, порахувати обіг і простежити, щоб клієнт не наближався до свого річного ліміту непомітно.

Тому завдання було не просто впровадити CRM.

Потрібно було побудувати процес, у якому інформація вноситься один раз, а далі використовується автоматично.

⚙️ Що ми зробили

Ми впровадили KeepinCRM та налаштували картку клієнта під роботу бухгалтерів.

У CRM додали необхідні для обліку дані: групу ФОП, ЄДРПОУ, ставку, суми надходжень  із різних джерел, повернення та іншу фінансову інформацію.

А далі зв'язали CRM із розробленою нами системою обліку в Google Sheets. Завдяки цьому CRM стала джерелом актуальних даних, а таблиця — інструментом для автоматичних розрахунків і контролю показників.

Коли бухгалтер вносить або оновлює дані в KeepinCRM, webhook передає їх у таблицю. Повторно переносити цифри руками не потрібно.

Але найважливіше — таблиця не просто зберігає отриману інформацію. Вона сама виконує розрахунки, які раніше потрібно було робити вручну.

📊 Що бухгалтер отримує в результаті

У результаті бухгалтер отримує готову систему обліку, в якій можна контролювати як загальну картину по всіх клієнтах, так і детально переглядати дані окремого ФОПа.

У загальній таблиці видно обіг кожного клієнта за місяцями та за рік, використану частину річного ліміту та суму, яка ще залишається до його досягнення. Тому не потрібно окремо збирати надходження та щоразу вручну перераховувати показники — актуальні значення формуються автоматично на основі даних із CRM.

Важливо: приклад автоматизованої таблиці контролю обігу та лімітів ФОП. Усі персональні дані та фінансові показники замінено на демонстраційні. 

Окремо ми реалізували книгу обліку по кожному клієнту. Бухгалтер обирає потрібного ФОПа — і система автоматично формує детальну таблицю саме по ньому: доходи за кожен місяць, готівкові та безготівкові надходження, повернення, підсумкові суми та обіг за відповідні періоди.

Важливо: приклад автоматизованої таблиці контролю обігу та лімітів ФОП. Усі персональні дані та фінансові показники замінено на демонстраційні. 

Таким чином, бухгалтер отримує готовий розрахунок по конкретному клієнту без ручного зведення даних. Його можна використовувати для подальшої роботи з клієнтом, перевірки показників та підготовки необхідної облікової інформації.

🔄 Як тепер проходить робота

Все максимально просто.

Бухгалтер працює з клієнтом у KeepinCRM і вносить необхідну інформацію → дані автоматично передаються в систему обліку → таблиця сама виконує розрахунки → бухгалтер відкриває клієнта й бачить готовий результат.

Якщо дані в CRM змінюються, інформація оновлюється, а не створюється повторно.

✨ Що отримала компанія

Після автоматизації CRM і таблиця перестали бути двома окремими інструментами.

Це дозволило скоротити кількість ручних операцій, прибрати повторне перенесення одних і тих самих даних та значно спростити контроль клієнтів.

Бухгалтеру більше не потрібно витрачати час на постійне зведення цифр — система робить це автоматично. А потрібна інформація по кожному ФОПу залишається структурованою та доступною в одному місці.

🚀 Автоматизація, яка прибирає рутину

У цьому проєкті ми не просто впровадили KeepinCRM і не просто створили таблицю.

Автоматизація бухгалтерського обліку в цьому проєкті дозволила зв'язати роботу бухгалтерів із автоматичним обліком, щоб дані, які вже є в CRM, не доводилося обробляти вдруге вручну.

Ми зв'язали роботу бухгалтерів із автоматичним обліком, щоб дані, які вже є в CRM, не доводилося обробляти вдруге вручну.

❓ Що запитують про автоматизацію бухгалтерського обліку

Чи потрібно бухгалтеру вручну переносити дані з CRM у таблицю?

Ні. Після внесення або оновлення інформації в KeepinCRM дані автоматично передаються в систему обліку в Google Sheets.

Що саме система розраховує автоматично?

Система формує обіг клієнта, враховує надходження та повернення, контролює використання річного ліміту й допомагає сформувати дані для книги обліку.

Чи можна переглядати інформацію окремо по кожному ФОПу?

Так. Бухгалтер може обрати конкретного клієнта й отримати детальну інформацію по його доходах, надходженнях, поверненнях і обігу за потрібний період.

Чи можна адаптувати таку систему під іншу бухгалтерську компанію?

Так. Структуру CRM, набір полів, логіку розрахунків і таблиці можна налаштувати під конкретні процеси компанії та особливості її роботи з клієнтами.