Кастомна інтеграція товарного каталогу з сайту до CRM-системи

Нещодавно ми отримали цікавий для нас запит від нашого клієнта: компанії, що займається продажем матеріалів для фарбування авто та кузовного ремонту.кастомна інтеграція товарного каталогу з CRM

Для такого бізнесу товарний каталог має дуже велике значення, адже в ньому може бути багато позицій, модифікацій, різних об’ємів, кольорів, брендів, цін та акційних пропозицій. І якщо хоча б частина цієї інформації передається некоректно, це одразу створює незручності для менеджерів, складу та обробки замовлень.

Біль клієнта: некоректно передається інформація з сайту OpenCart у KeepinCRM при синхронізації товарного каталогу: то створюються дублі, то ціна передається некоректна, то акційної ціни немає.😭

Тобто команда клієнта стикалася не просто з дрібними технічними помилками, а з проблемою, яка впливала на щоденну роботу. Менеджерам доводилося перевіряти товари вручну, звіряти ціни, шукати правильні позиції та виправляти неточності вже після синхронізації. А це зайвий час і ризик помилок у замовленнях.

🤔 Чому ж готова інтеграція між даними системами не змогла коректно передати інформацію?

Проблема полягала в тому, що на сайті OpenCart клієнт заповнював лише поле код товару, а не SKU, оскільки поле SKU в OpenCart не є обов’язковим. Але у налаштуваннях штатної інтеграції між сайтом та CRM саме це поле передається як значення артикулу в Keepin.

На перший погляд, це може здаватися дрібницею. Але для інтеграції артикул — це один із ключових параметрів, за яким система розуміє, що це за товар, чи він уже є в CRM, чи його потрібно створити, чи оновити. Якщо цього значення немає або воно передається некоректно, система просто не може правильно співставити товари між собою.

Як результат -  CRM-система отримувала товари у замовленні та при синхронізації каталогу без артикулу. Відповідно створювались дублі товарів кожен раз при роботі інтеграції, так як CRM-система здійснює пошук та співставлення товарів по SKU.😓

А коли в системі з’являються дублікати, це дуже швидко ускладнює роботу. Один і той самий товар може відображатися кілька разів, менеджер може випадково обрати не ту позицію, а актуальна ціна або опис можуть бути лише в одному з дублів. У результаті каталог стає не зручним інструментом, а джерелом плутанини.

🛠️ Щоб вирішити цю проблему, ми розробили кастомну інтеграцію, повністю адаптовану під бізнес-процеси клієнта. Проаналізувавши структуру каталогу та особливості обох систем, ми створили гнучке рішення, яке враховує специфіку OpenCart і вимоги KeepinCRM.

Тобто ми не просто “підключили інтеграцію”, а розібралися, як саме клієнт веде каталог на сайті, які поля заповнює, які дані потрібно передавати в CRM і за якою логікою система має оновлювати товари. Саме в цьому й перевага кастомного рішення — воно підлаштовується під реальний процес компанії, а не змушує бізнес працювати “як дозволяє стандартна інтеграція”.

Завдяки цьому вдалося повністю синхронізувати товарний каталог з сайту у срм систему.✅

🔹 Передача всієї товарної інформації (включно з опціями) У CRM вивантажуються не лише основні товари, а й усі їхні модифікації — колір, розмір, об’єм тощо. Структура кожного товару формується з урахуванням усіх опцій, а в деяких категоріях, за побажанням клієнта, передаються лише базові позиції без варіацій.

Це особливо важливо для товарів, які мають кілька варіантів. Наприклад, один і той самий матеріал може відрізнятися об’ємом, кольором або іншими характеристиками. Якщо такі опції не передавати коректно, менеджерам складно швидко зрозуміти, яку саме позицію замовив клієнт. Завдяки інтеграції всі потрібні параметри потрапляють у CRM у зрозумілому вигляді.

🔹 Правильна ідентифікація товарів навіть без заповненого SKU Оскільки клієнт використовував поле код товару замість SKU, ми реалізували логіку, яка нормалізує артикул: не враховується різниця в регістрі (А = а), прибираються пробіли. Завдяки цьому зв’язок між сайтом і CRM більше не втрачається — навіть якщо товари були створені вручну з відхиленнями.

Це допомагає уникнути ситуацій, коли система сприймає один і той самий товар як різні позиції тільки через зайвий пробіл, велику літеру або невелику відмінність у написанні. Така логіка робить синхронізацію більш стабільною та “розумною”.

🔹 Передача актуальних цін та знижок 🏷️ Із сайту передається стандартна ціна кожного товару, а також акційна — якщо вона зазначена. Додатково синхронізуються терміни дії знижок (дата початку та завершення), що дозволяє автоматично змінювати ціну у CRM на визначений період.

Для бізнесу це дуже зручно, адже не потрібно окремо оновлювати акційні ціни в CRM вручну. Якщо на сайті запущена знижка, вона коректно передається в систему разом із термінами дії. Це зменшує ризик ситуацій, коли на сайті одна ціна, а в CRM — інша.

🔹 Автоматичне створення нових товарів у CRM Коли на сайті з’являється новий товар, він автоматично створюється і в CRM. При цьому він потрапляє саме в ту категорію, яка відповідає структурі сайту, що забезпечує повну відповідність каталогів.

Це значно спрощує роботу команди, тому що нові позиції не потрібно дублювати вручну у двох системах. Достатньо додати товар на сайт, а інтеграція вже передасть його в CRM з потрібними даними. Так каталог залишається актуальним і на сайті, і в системі.

🔹 Оновлення дублікатів на основі артикулу Якщо в CRM вже є кілька товарів з однаковим артикулом, наша інтеграція оновлює їх усіх. Назва, опис, зображення, ціни — усе синхронізується, тож дублі стають повністю ідентичними.І Клієнт самостійно обирає який з них видалити за потреби.

Такий підхід дозволяє не втрачати дані й поступово привести каталог до порядку. Інтеграція не видаляє товари автоматично, щоб не створити ризик для клієнта, а оновлює інформацію та дає команді можливість самостійно прийняти рішення щодо зайвих позицій.

🔹 Стабільний графік оновлень 🕒 Синхронізація даних відбувається автоматично щодня о 3:00 ранку. Порівнюються всі товари на сайті й у CRM, і оновлюються лише ті, в яких були внесені зміни — швидко, стабільно та без зайвого навантаження.

Оновлення вночі — це зручно, тому що воно не заважає щоденній роботі менеджерів. До початку робочого дня в CRM вже є актуальна інформація по товарах, цінах, знижках і категоріях. Команда відкриває систему й працює з оновленим каталогом без додаткових ручних дій.

Тепер каталог працює без збоїв, а команда клієнта не витрачає час на ручне виправлення помилок чи пошук «загублених» товарів — усе автоматизовано і працює як годинник ⏱️🔄

У результаті клієнт отримав не просто передачу товарів із сайту в CRM, а стабільний процес синхронізації, який враховує особливості його каталогу. Менше дублів, актуальні ціни, коректні артикули, правильні категорії та автоматичне оновлення — усе це допомагає команді працювати швидше й спокійніше.

Кастомна інтеграція — це хороше рішення тоді, коли стандартна інтеграція не закриває всі потреби бізнесу або не враховує особливості роботи конкретної компанії. Адже кожен бізнес веде товари, замовлення та клієнтську базу по-своєму, і іноді саме індивідуальна логіка дозволяє зробити процес справді зручним.

Не відкладайте розвиток бізнесу на завтра - дійте вже сьогодні!