Pipedrive без рутини: автоматизація регулярних угод

Команда клієнта працює з регулярними угодами — фактично щомісяця в CRM має з’являтися нова угода по тих самих клієнтах. Такі угоди допомагають відстежувати місячні цілі, планові показники, виконані задачі та результат роботи за конкретний період.

На перший погляд, усе виглядає просто: завершили одну угоду — створили наступну. Але на практиці це швидко перетворюється на рутину для менеджерів. Потрібно вручну перевірити, чи всі дані перенеслись, чи коректно вказана організація, чи збережені контакти, чи не загубився відповідальний менеджер, мітки, кастомні поля та вся історія комунікації.

А коли таких клієнтів багато, навіть невелика ручна дія починає забирати багато часу. Саме тому клієнту було важливо не просто створювати нову угоду автоматично, а зробити так, щоб вона була повноцінним продовженням попередньої.

🛑 Проблема

У Pipedrive вже були налаштовані стандартні автоматизації. Після закриття угоди система могла створювати нову угоду на наступний період. Але цього було недостатньо.

Бізнес зіткнувся з кількома важливими обмеженнями:

🔁 нові угоди створювались автоматично, але не вся інформація копіювалась з попередніх;

👥 учасники угоди (додаткові контакти) не переносились — лише основний контакт;

📞 дзвінки та листи від інших контактів компанії не відображались в угоді;

🧩 менеджери втрачали контекст — з ким саме з боку клієнта велась робота.

Наприклад, в одній компанії може бути не один контакт, а кілька: власник, бухгалтер, менеджер, керівник відділу або інша відповідальна особа. Якщо в нову угоду переноситься лише основний контакт, частина комунікації може просто не відображатися там, де її очікує побачити менеджер.

У результаті CRM перестає бути єдиним джерелом правди. Менеджеру потрібно додатково перевіряти попередні угоди, шукати контакти, згадувати деталі, переглядати листування або дзвінки. А це саме те, від чого CRM мала б навпаки звільняти.

🛠 Наше рішення

Ми реалізували кастомну інтеграцію поверх стандартної автоматизації Pipedrive.

Тобто базова логіка залишилась зручною: після закриття угоди в CRM створюється нова угода на наступний період. Але ми допрацювали цей процес так, щоб нова угода не була “порожньою заготовкою”, а одразу містила потрібні дані для подальшої роботи.

Як це працює:

• у Pipedrive налаштований тригер: після закриття угоди автоматично створюється нова угода на наступний період;

• webhook передає нам дані закритої угоди та новоствореної угоди;

• через API ми отримуємо список усіх учасників із попередньої угоди;

• система автоматично додає цих учасників до нової угоди;

• разом із цим у нову угоду переносяться ключові дані для роботи менеджера.

🔁 Що саме переноситься в нову угоду

У нову угоду автоматично потрапляють:

• контактна особа;

• організація;

• відповідальний менеджер;

• мітки;

• кастомні поля;

• назва угоди за заданою логікою;

• додаткові учасники угоди.

Особливо важливою частиною було саме перенесення учасників угоди. Стандартна автоматизація не закривала цю потребу повністю, тому ми допрацювали її через API.

Тепер, якщо в попередній угоді було кілька контактів, вони не губляться. Нова угода одразу має повний набір учасників, а менеджер бачить всю потрібну інформацію в одному місці.

🧩 Чому це важливо для бізнесу

Регулярні угоди — це не просто “копія” старої угоди. Для клієнта це окремий робочий період: новий місяць, нові цілі, новий результат, але при цьому ті самі клієнти та знайомий контекст.

Якщо цей процес робити вручну, з’являється ризик людського фактора. Менеджер може забути додати контакт, не перенести мітку, помилитися в назві або не помітити, що частина комунікації не прив’язалась до нової угоди.

Автоматизація допомагає уникнути таких ситуацій. Система сама створює нову угоду, переносить потрібні дані та зберігає логіку роботи з клієнтом.

Це особливо корисно для бізнесів, де угоди повторюються регулярно: щомісячне обслуговування, абонентська модель, супровід клієнтів, регулярні продажі або планові роботи.

✅ Результат

Щомісячні угоди створюються автоматично без участі менеджера.

Уся комунікація — дзвінки та листи — відображається в угоді незалежно від того, який контакт звернувся з боку компанії.

Учасники угоди завжди актуальні, тому менеджеру не потрібно вручну перевіряти та додавати контакти.

Клієнт один раз налаштував структуру роботи з регулярними угодами — і далі система працює самостійно. Менше ручних дій, менше ризику помилок і більше фокусу на результаті.

💬 Коротко про важливе

Чи можна було зробити це тільки стандартними автоматизаціями Pipedrive? Частково так. Стандартна автоматизація може створити нову угоду, але не завжди переносить усі потрібні дані саме так, як цього потребує бізнес. Тому ми допрацювали процес через webhook та API.

Навіщо переносити всіх учасників угоди? Щоб у новій угоді відображалась повна комунікація з клієнтом. Якщо з компанією спілкуються кілька контактів, менеджеру важливо бачити всіх учасників, а не тільки основну контактну особу.

Для яких бізнесів підходить така автоматизація? Для компаній, які працюють з регулярними угодами, щомісячними планами, абонентським супроводом, повторними продажами або довгостроковими клієнтами.

Що отримує команда після впровадження? Менеджери витрачають менше часу на ручне копіювання даних, не втрачають контекст і можуть працювати з новою угодою одразу після її створення.