Перехід з amoCRM на KeyCRM

Клієнт: Giunti Psychometrics Ukraine — компанія, яка розробляє та адаптує інструменти для психологічної оцінки. У своїй роботі команда дотримується наукових стандартів, забезпечує якісну адаптацію методик під конкретну країну та працює під наглядом власників авторських прав згідно з умовами ITC.

До співпраці з Adminka компанія використовувала amoCRM. Але в певний момент виникла потреба перейти на іншу систему, яка краще відповідала б поточним бізнес-процесам, запитам команди та подальшому розвитку компанії.

Після аналізу особливостей роботи клієнта, структури процесів, обсягу накопичених даних і побажань команди ми зупинилися на KeyCRM — українській CRM-системі, яку можна було налаштувати під реальні задачі бізнесу.

З яким завданням звернувся клієнт? 🧩

Основне завдання для команди Adminka — налаштувати KeyCRM та коректно перенести всі дані з amoCRM.

При цьому важливо було не просто “переїхати” з однієї системи в іншу. Потрібно було зробити так, щоб команда клієнта могла швидко продовжити роботу вже в новій CRM, без втрати важливої інформації та без хаосу в процесах.

Окремий нюанс — проєкт потрібно було реалізувати швидко, адже в клієнта закінчувався термін ліцензії amoCRM. Тому ми одразу сфокусувалися на найважливішому: структурі CRM, перенесенні даних, інтеграціях і комфортному переході команди.

Що ми налаштували в KeyCRM ⚙️

Спочатку ми виконали базові налаштування CRM-системи. Це той етап, без якого нова CRM не буде зручною для щоденної роботи.

Ми налаштували:

🔹 воронки продажів — щоб команда бачила, на якому етапі знаходиться кожен клієнт або угода;

🔹 картку клієнта — з потрібними полями для зберігання важливої інформації;

🔹 картку угоди — щоб менеджерам було зручно працювати із запитами та не втрачати деталі;

🔹 шаблони документів — для автоматичного формування потрібних файлів без ручного дублювання інформації.

Такі налаштування допомагають не просто “вести клієнтів у CRM”, а зробити систему зрозумілою, логічною і корисною для щоденної роботи команди.

Інтеграції, які допомагають не втрачати заявки 🔗

Щоб заявки автоматично потрапляли в систему, ми налаштували інтеграції з основними каналами комунікації клієнта.

До KeyCRM були підключені:

📞 Binotel — для роботи з телефонією;

💬 Viber-бот — для зручної комунікації з клієнтами;

📲 Facebook — щоб заявки з соцмереж не губилися;

🌐 сайт компанії — для автоматичної передачі звернень у CRM.

Завдяки цьому менеджерам не потрібно вручну збирати заявки з різних джерел. Уся інформація потрапляє в єдину систему, а команда може швидше реагувати на запити.

Перенесення даних з amoCRM 📦

Один із найважливіших етапів проєкту — міграція даних. Адже в старій CRM вже була накопичена важлива інформація, яку не можна було втратити.

Ми перенесли з amoCRM:

📌 базу лідів, контактів та компаній із зачисткою дублів;

📌 угоди з прив’язкою до відповідних контактів;

📌 товарний каталог;

📌 теги по контактах та угодах.

Окремо ми приділили увагу структурі даних, щоб після перенесення інформація не виглядала хаотично. Для клієнта було важливо зберегти попередні напрацювання, але вже в новій, зручнішій системі.

Навчання команди 👩‍💻

Після налаштування CRM ми провели навчання менеджерів. Це важливий етап, бо навіть найкраще налаштована система не буде ефективною, якщо команда не розуміє, як нею користуватися.

Ми показали, як працювати з клієнтами, угодами, воронками, інтеграціями та новою структурою даних. Завдяки цьому перехід на KeyCRM був для команди значно комфортнішим.

Результат співпраці ✅

Проєкт був реалізований менш ніж за 1 місяць.

У результаті Giunti Psychometrics Ukraine отримали українську CRM-систему, налаштовану під їхні бізнес-процеси. Команда змогла перейти з amoCRM на KeyCRM без втрати важливих даних, із підключеними каналами комунікації та зручнішою структурою роботи.

Особливо приємно, що клієнт окремо відзначив саме комфорт переходу у своєму відгуку.

Для нас це дуже цінно, бо якісний CRM-проєкт — це не тільки про технічне налаштування. Це ще й про те, щоб команда клієнта почувалася впевнено в новій системі.

Питання, які часто виникають при переході на нову CRM 💡

Чи можна перенести дані зі старої CRM у нову? Так, у більшості випадків можна перенести контакти, компанії, угоди, теги, товари та іншу важливу інформацію. Головне — перед міграцією правильно проаналізувати структуру даних.

Чи буде команда довго звикати до нової CRM? Залежить від складності процесів, але навчання значно спрощує перехід. Коли менеджери розуміють логіку системи, адаптація проходить швидше.

Чи можна перейти на нову CRM швидко? Так, але важливо мати чіткий план: що переносимо, які інтеграції підключаємо, які процеси налаштовуємо першими. У цьому кейсі ми реалізували проєкт менш ніж за місяць.