Налаштування CRM-системи KeepinCRM для Будсервіс

Коли бізнес щодня працює з клієнтами, заявками, дзвінками та угодами, CRM-система стає не просто “додатковим інструментом”, а частиною робочого процесу. Особливо якщо компанія має активні продажі, декілька напрямів роботи та команду менеджерів, яким важливо швидко бачити всю інформацію по клієнту.

Саме з таким запитом до нас звернулася компанія Будсервіс Івано-Франківськ — український виробник покрівельно-фасадних матеріалів із високоякісної тонколистової сталі. Компанія працює з продукцією для дахів і фасадів: металочерепицею, профнастилом, металосайдингом, водостічними системами, комплектуючими та іншими супутніми товарами. Для такого бізнесу важливо не губити звернення, швидко обробляти заявки та зберігати історію комунікації з клієнтами.

З чого все почалося 🛠️

Раніше команда Будсервіс користувалася Бітрікс24. Але через припинення функціонування цієї системи на території України компанії потрібно було перейти на іншу CRM — таку, яка закриє основні потреби відділу продажів і при цьому не ускладнить роботу менеджерів.

Тобто задача була не просто “замінити одну систему на іншу”. Важливо було підібрати CRM, у якій команда зможе швидко продовжити роботу, не втратити дані, зручно вести клієнтів і контролювати етапи продажів.

Ми запропонували клієнту кілька варіантів CRM-систем. Після аналізу задач найкраще під потреби компанії підійшла KeepinCRM.

Чому саме KeepinCRM? 🔎

Для Будсервіс було важливо, щоб CRM дозволяла:

🔸 створити кілька воронок продажів;

🔸 розділити права доступу між працівниками;

🔸 налаштувати картки клієнтів та угод під реальні процеси компанії;

🔸 підключити базові інтеграції;

🔸 швидко навчити менеджерів працювати в новій системі.

KeepinCRM добре підійшла під ці задачі, тому що система має зрозумілу логіку роботи з клієнтами, угодами, етапами продажів та інтеграціями. Для компанії це був варіант, який дозволив не будувати все з нуля, а адаптувати CRM під уже наявні бізнес-процеси.

Що ми налаштували для клієнта ⚙️

Першим етапом стали базові налаштування CRM-системи. Ми створили та налаштували воронки продажів, щоб менеджерам було зручно бачити, на якому етапі знаходиться кожна угода.

Окрему увагу приділили правам доступу. Це важливо для компаній, де не вся інформація має бути відкритою для всіх працівників. Завдяки розподілу прав кожен користувач бачить ті дані, які потрібні йому для роботи.

Також ми налаштували картку клієнта та картку угоди. Додали потрібні поля, щоб менеджери могли фіксувати всю важливу інформацію: контактні дані, деталі звернення, особливості замовлення, статус комунікації та інші робочі моменти.

Інтеграції, які допомагають не губити заявки 📩

Щоб CRM працювала не окремо від бізнесу, а була частиною щоденної роботи, ми підключили інтеграції з основними каналами комунікації.

Для Будсервіс було налаштовано інтеграцію із сайтом компанії на Tilda. Це дозволяє передавати заявки із сайту в CRM, щоб менеджерам не доводилося вручну переносити інформацію з форм.

Також ми підключили телефонію Binotel. Це важливий інструмент для відділу продажів, адже дзвінки — один із ключових каналів комунікації з клієнтами. Завдяки інтеграції менеджери можуть зручніше працювати з вхідними та вихідними дзвінками, а історія комунікації не губиться.

Додатково була налаштована інтеграція з електронною поштою компанії. Це допомагає зберігати листування в одному місці та бачити повнішу картину взаємодії з клієнтом.

Навчання команди — обов’язковий етап 👥

Навіть найкраще налаштована CRM не буде ефективною, якщо команда не розуміє, як нею користуватися. Тому після технічних налаштувань ми провели навчання для менеджерів.

Пояснили, як працювати з клієнтами, угодами, воронками, дзвінками та основними полями в системі. Основна мета навчання — зробити перехід на нову CRM максимально комфортним, щоб менеджери не боялися системи, а використовували її як щоденний робочий інструмент.

Що отримав клієнт після впровадження 🚀

У результаті компанія отримала налаштовану CRM-систему, готову до роботи з клієнтами та продажами.

Тепер команда Будсервіс може:

✅ вести клієнтів у єдиній системі;

✅ працювати з кількома воронками продажів;

✅ контролювати етапи угод;

✅ бачити історію комунікації;

✅ отримувати заявки із сайту в CRM;

✅ працювати з телефонією та поштою в одному процесі;

✅ розмежовувати доступи між працівниками.

Проєкт вдалося реалізувати до 1 червня, щоб клієнт міг без паузи продовжити роботу вже в новій CRM-системі.

Коротко про головне

У цьому кейсі основна цінність була не лише в технічному налаштуванні KeepinCRM, а й у спокійному переході з попередньої системи. Для бізнесу важливо, щоб CRM не створювала хаос, а навпаки — допомагала менеджерам швидше працювати із заявками, клієнтами та угодами.

KeepinCRM стала для Будсервіс зручним рішенням для продовження роботи після Бітрікс24, а налаштування воронок, інтеграцій і прав доступу допомогли адаптувати систему під реальні процеси компанії.

Питання, які часто виникають при переході на KeepinCRM 💬

Чи можна перейти з Бітрікс24 на KeepinCRM без зупинки роботи? Так, якщо правильно спланувати етапи переходу. Важливо заздалегідь визначити, які дані, воронки, поля та інтеграції потрібно перенести або налаштувати в новій системі.

Чи підходить KeepinCRM для виробничих компаній? Так. KeepinCRM можна адаптувати під різні бізнеси, зокрема виробничі, торгові та сервісні компанії. Головне — правильно налаштувати воронки, картки клієнтів, угод і робочі поля.

Навіщо налаштовувати права доступу в CRM? Права доступу потрібні, щоб кожен працівник бачив тільки ту інформацію, яка стосується його роботи. Це допомагає краще організувати процеси й захистити важливі дані компанії.

Чи можна підключити сайт до KeepinCRM? Так. У цьому проєкті ми налаштували інтеграцію із сайтом на Tilda, щоб заявки з форм потрапляли в CRM і менеджери могли швидко їх обробляти.

Чи потрібно навчати менеджерів після впровадження CRM? Так, це дуже бажано. Навчання допомагає команді швидше адаптуватися до нової системи й почати використовувати CRM не формально, а реально в щоденній роботі.

Потрібна допомога з переходом на KeepinCRM? Команда Адмінки допоможе підібрати CRM, налаштувати воронки, інтеграції, права доступу та навчити команду працювати в новій системі.