Кастомна інтеграція Lakmus із KeepinCRM для Бадді Клінік

Бадді Клінік — мережа приватних медичних центрів у Києві, де важливо швидко працювати із записами, бачити історію пацієнтів і не втрачати інформацію після дзвінків, перенесень чи скасувань прийомів.

У клініці вже використовували систему Lakmus. Для лікарів вона була зручною: у ній є календар прийомів, картки пацієнтів, повний розклад по кабінетах та інструменти для щоденної роботи медичного персоналу ‍⚕️

Але для операторів і адміністрації виникали обмеження. Частина інформації була незручною для аналізу, скасовані візити зникали з календаря, а історію взаємодії з пацієнтом було складно швидко переглянути. Через це команда не завжди могла оперативно зрозуміти, хто телефонує, які записи були раніше, чи була консультація скасована, і з якого рекламного каналу прийшов пацієнт.

Тому задача була не просто “перекинути дані” з однієї системи в іншу. Потрібно було зробити так, щоб лікарі залишились у зручному для них Lakmus, а оператори та адміністрація отримали повну картину в KeepinCRM.

🧩 З якою проблемою звернувся клієнт

До інтеграції частина процесів була розділена між системами, і це створювало незручності в роботі.

Основні складнощі:

• оператори не бачили, хто телефонує, бо історія дзвінків не була прив’язана до карток пацієнтів;

• було складно аналізувати записи за місяць і бачити повну статистику;

• скасовані візити не зберігалися як окрема історія, а просто зникали з календаря;

• не було зручного відстеження UTM-міток та ефективності реклами;

• база пацієнтів потребувала регулярного оновлення, щоб у CRM завжди були актуальні дані.

Для медичного центру це важливо, бо кожен дзвінок, запис або скасування — це частина комунікації з пацієнтом. Якщо ця інформація губиться, оператор витрачає більше часу на уточнення, а адміністрація не бачить повної картини по завантаженості, джерелах заявок і результативності реклами.

⚙️ Наше рішення

Ми розробили кастомну інтеграцію Lakmus із KeepinCRM, яка розділила зони зручності для різних команд.

Лікарі продовжують працювати у Lakmus, тому що ця система добре підходить для медичних процесів: розкладу, кабінетів, прийомів і карток пацієнтів ‍⚕️

А оператори та адміністрація працюють у KeepinCRM, де зібрана інформація для комунікації, контролю записів, телефонії та аналітики.

🔄 Як працює інтеграція

Інтеграція автоматично синхронізує дані між Lakmus і KeepinCRM, щоб команда не переносила інформацію вручну.

Що було налаштовано:

🔹 Завантаження записів кожні 10 хвилин

Система регулярно отримує записи з Lakmus — від учорашнього дня і на 3 місяці вперед. Це дозволяє бачити не тільки майбутні прийоми, а й актуалізувати інформацію по недавніх записах.

🔹 Створення нових угод у KeepinCRM

Якщо в Lakmus з’являється новий запис, він автоматично створюється в CRM зі статусом «Прийом заплановано». Оператору не потрібно дублювати запис вручну або перевіряти декілька систем.

🔹 Збереження скасованих консультацій

Раніше скасовані записи могли зникати з календаря, і їх було складно враховувати в аналітиці. Тепер такі записи зберігаються в KeepinCRM зі статусом «Консультацію скасовано». Це допомагає бачити не тільки успішні записи, а й кількість скасувань.

🔹 Оновлення календаря лікарів раз на годину

Щоб у CRM були актуальні дані по лікарях і розкладу, календар оновлюється автоматично. Це зменшує ризик плутанини в записах і допомагає операторам працювати з актуальною інформацією.

🔹 Щоденна синхронізація бази пацієнтів

Щодня о 2:15 система синхронізує базу пацієнтів. Якщо дані пацієнта змінилися — картка оновлюється. Якщо пацієнт новий — картка створюється автоматично.

📞 Телефонія та картки пацієнтів

Окремо важливою частиною стала прив’язка телефонії до карток пацієнтів.

Тепер, коли пацієнт телефонує, оператор може швидко побачити інформацію по ньому в CRM: хто це, чи були попередні записи, які консультації заплановані або скасовані. Це значно спрощує комунікацію, бо оператор не починає розмову “з нуля”, а одразу має контекст.

Для клініки це означає швидшу обробку звернень, менше ручного пошуку та більш уважну комунікацію з пацієнтами.

📊 Аналітика, UTM-мітки та контроль реклами

Ще одна важлива задача — зробити дані придатними для аналізу.

Після інтеграції в KeepinCRM можна працювати з інформацією про записи, витрати, джерела звернень та UTM-мітки. Це допомагає адміністрації краще розуміти, які рекламні канали приводять пацієнтів, скільки записів створюється за певний період і як змінюється навантаження на клініку.

Тобто CRM стала не просто місцем, де зберігаються контакти, а повноцінним інструментом для контролю процесів і прийняття рішень.

✅ Результат

Після інтеграції KeepinCRM стала єдиним центром роботи для операторів та адміністрації.

Що змінилося:

📌 усі записи, включно зі скасованими, зберігаються в CRM;

📞 оператори бачать історію пацієнта під час дзвінка;

🔄 нові записи автоматично потрапляють у KeepinCRM;

👥 база пацієнтів оновлюється без ручного перенесення;

📊 з’явилась можливість аналізувати записи, витрати та UTM-мітки;

🔸 лікарі залишились у звичному Lakmus, а адміністрація отримала зручну CRM для контролю.

Тепер команда Бадді Клінік може більше уваги приділяти пацієнтам, а не ручній перевірці записів, пошуку інформації чи дублюванню даних між системами💙.

💬 Що варто знати перед такою інтеграцією

Чи потрібно повністю переходити з Lakmus на KeepinCRM?

Ні. У цьому проєкті лікарі продовжили працювати в Lakmus, а KeepinCRM стала зручною системою для операторів, адміністрації, телефонії та аналітики.

Чи можна зберігати скасовані записи в CRM?

Так. Ми налаштували інтеграцію так, щоб скасовані консультації не зникали, а зберігалися в KeepinCRM з окремим статусом.

Навіщо інтегрувати медичну систему з CRM?

Щоб бачити повну історію пацієнта, швидше обробляти дзвінки, контролювати записи й отримувати аналітику по рекламі та джерелах звернень.

Чи можна автоматично оновлювати базу пацієнтів?

Так. У цьому кейсі база пацієнтів синхронізується щодня: нові картки створюються автоматично, а змінені дані оновлюються в CRM.