Автоматизація передачі замовлень у виробництво для Beatrice Bridal

Команда Beatrice Bridal створює весільні сукні, де важлива кожна деталь: модель, розмір, мірки, примітки, побажання клієнтки та терміни виконання. У таких замовленнях не буває “дрібниць”, бо навіть одна пропущена деталь може вплинути на процес пошиття.

Усі замовлення компанія вже вела в CRM. Там зберігалася інформація про клієнтів, моделі суконь, параметри виробів і статуси роботи. Але коли замовлення переходило до пошиття, починалась рутина: дані з угоди потрібно було вручну переносити в окрему таблицю, перевіряти, підганяти під друк — і тільки після цього передавати документ майстрам.

На перший погляд, це просто кілька хвилин роботи. Але якщо замовлень багато, а в одному замовленні може бути не одна, а кілька суконь, ручне перенесення швидко перетворюється на зайве навантаження для менеджерів.

🛑 Проблема

📋 Уся інформація про сукню вже була в CRM, але для передачі майстрам її доводилося копіювати вручну в окремий документ.

✍️ Менеджер переносив модель, мірки, номер замовлення, примітки та додаткові параметри в таблицю, щоб сформувати виробничий лист для майстрів.

⏳ Це займало час і створювало ризик помилок — особливо коли в одному замовленні було кілька суконь або дані потрібно було швидко оновити.

🧵 Майстрам потрібен був зрозумілий документ, у якому вся інформація структурована й готова до роботи. А менеджерам — процес без дублювання одних і тих самих даних у різних місцях.

У результаті CRM зберігала інформацію, але ще не повністю допомагала команді в реальному виробничому процесі. Тобто система була корисною для обліку, але не закривала важливий етап — автоматичну передачу замовлення на пошиття.

🛠 Наше рішення

Ми автоматизували передачу замовлень у виробництво через інтеграцію KeepinCRM + Google Sheets.

Тепер процес працює так:

👗 менеджер заповнює всі параметри сукні у CRM;

📌 в угоді зберігаються модель, мірки, номер замовлення, примітки та додаткові дані;

⚙️ коли угода переходить на етап «Передано у виробництво», спрацьовує тригер;

🔗 CRM відправляє webhook із потрібною інформацією;

📄 через Apps Script ці дані автоматично потрапляють у Google Sheets;

🖨️ на основі шаблону формується готовий виробничий документ для майстрів.

На основі шаблону система автоматично створює виробничий документ для майстрів. У ньому відображаються:

• номер замовлення;

• номер сукні в замовленні;

• модель;

• мірки;

• додаткові параметри;

• примітки, які важливі для виробництва.

Якщо в одному замовленні кілька суконь, вони автоматично додаються в документ одна за одною. Менеджеру не потрібно вручну дублювати таблиці, копіювати блоки або перевіряти, чи все перенеслося правильно.

Готовий документ можна одразу роздрукувати або зберегти у PDF і передати майстрам. Це зручно, бо виробництво отримує не просто набір даних із CRM, а вже підготовлений робочий документ у зрозумілому форматі.

🔄 Ще один важливий момент — можливість оновлення. Якщо даних не вистачає або вони змінилися, угоду можна повернути на попередній етап, оновити потрібні поля й знову передати у виробництво. Після цього виробничий лист перегенерується вже з актуальною інформацією.

Тобто менеджер не створює документ “з нуля” повторно. Він просто працює з даними в CRM, а система сама формує правильний результат.

✅ Результат

⚡ Менеджерам більше не потрібно копіювати дані вручну.

📄 Документ для майстрів створюється автоматично з усіма параметрами сукні.

👗 Замовлення з кількома сукнями обробляються без додаткової ручної роботи.

🧾 Виробничий лист формується в одному стилі та за єдиним шаблоном, тому майстрам легше працювати з інформацією.

🔄 Якщо дані змінюються, документ можна швидко оновити без ручного переписування.

CRM стала не лише інструментом для продажів, а й частиною виробничого процесу.

Тепер команда Beatrice Bridal витрачає менше часу на рутину — і більше уваги приділяє створенню ідеальних весільних суконь ✨

Часті питання про таку автоматизацію 💬

Чи обов’язково використовувати Google Sheets? Не завжди. Але Google Sheets зручний тим, що дозволяє швидко створити шаблон, автоматично підставляти дані та зберігати документ у форматі, з яким легко працювати команді.

Що буде, якщо в замовленні кілька позицій? Система може сформувати окремий блок для кожної позиції. У випадку Beatrice Bridal це окремі сукні в одному замовленні.

Чи можна змінити шаблон документа? Так. Шаблон можна адаптувати під процес компанії: додати потрібні поля, змінити структуру, порядок блоків або формат для друку.

Хочете так само автоматизувати виробництво, щоб CRM реально “рухала процес”, а не була просто архівом угод? Ми підкажемо оптимальний сценарій і налаштуємо інтеграцію під ваші етапи та поля.