Порівняння українських CRM-систем: KeepinCRM, KeyCRM, Asteril CRM

Сьогодні український ринок CRM-систем пропонує немало варіантів для автоматизації бізнесу. І це дуже добре, бо компаніям вже не обов’язково шукати складні закордонні рішення, якщо потрібна зручна система для заявок, продажів, складу, комунікацій і роботи з клієнтами 🇺🇦

Але коли варіантів багато, обрати стає складніше. На перший погляд, усі CRM “плюс-мінус однакові”: є клієнти, замовлення, завдання, інтеграції, склад. А в реальній роботі різниця швидко відчувається. Одній компанії критично важливо мати кілька складів і шаблони документів, іншій — зібрати замовлення з маркетплейсів, Instagram і сайту, а третій — просто не загубити жодну заявку та бачити, хто з менеджерів за що відповідає.

Щоб легше зорієнтуватися, ми підготували порівняльну таблицю характеристик популярних українських CRM-систем: KeepinCRM, KeyCRM та Asteril CRM.

Характеристика	KeepinCRM	KeyCRM	Asteril CRM
​Автоматичний прийом замовлень з сайтів	+	+	+
Створення кількох воронок	+	Лише у заявках	-
Індивідуальне налаштування воронок	+	+	-
Розділ "Документи"	+	-	Лише для роботи зі складом
​Шаблони документів	+	+	+
Календар планування	-	+	-
Створення завдань	+	+	+
Робота зі складом
Створення кількох складів	+	+	+
Створення кількох магазинів	+	+	+
Робота з постачальниками	+	+	+
Робота зі штрихкодами	+	+	-
Створення модифікацій товарів	+	+	-
Робота із залишками	+	+	+
Декілька цін на товар (роздріб, гурт)	+	+	-
Автоматичні списання / повернення	+	+	+
Вартість ліцензії	250 грн/міс. за користувача	від $28/міс. Необмежена кількість користува-чів	до 315 грн/міс. за користува-ча

🧩 Не всі CRM закривають одні й ті самі задачі

Після першої таблиці добре видно, що ці CRM-системи схожі тільки на перший погляд. У кожній є базові інструменти для роботи з клієнтами, заявками та замовленнями, але акценти в них різні.

Наприклад, KeepinCRM виглядає сильніше там, де бізнесу потрібна не просто CRM для продажів, а система для більш комплексної роботи: товари, склади, постачальники, документи, шаблони, різні ціни та внутрішні процеси. Це може бути зручно для компаній, які хочуть бачити в одному місці не тільки клієнтів, а й те, що відбувається після заявки: що продали, звідки взяли товар, який залишок, який документ потрібно сформувати.

KeyCRM більше хочеться розглядати для онлайн-продажів, де головне — швидко обробляти замовлення з різних каналів. Якщо бізнес активно працює через сайт, маркетплейси, соцмережі й месенджери, важливо, щоб заявки не губилися між вкладками, менеджерами й повідомленнями. У такому випадку CRM має бути не “ще однією системою”, а місцем, де вся комунікація і всі замовлення збираються докупи.

Asteril CRM може бути варіантом для тих, кому потрібен базовий набір функцій без зайвої складності. Але якщо у бізнесу вже є кілька напрямків, складні етапи продажу, окремі воронки, робота з товарами або потреба в гнучких налаштуваннях, краще уважно перевірити, чи вистачить її можливостей саме під ваш процес.

Тому тут немає універсальної відповіді “яка CRM найкраща”. Правильніше дивитися так: яка система краще повторює логіку вашого бізнесу і не змушує команду працювати в обхід самої CRM.

💡 Важливий момент: CRM не варто обирати тільки за ціною або кількістю “плюсиків” у таблиці. Краще дивитися на те, як саме працює ваш бізнес. Наприклад, якщо у вас інтернет-магазин з великим складом, вам важливо одне. Якщо салон послуг або освітній проєкт — зовсім інше.

Окремо варто подивитися на інтеграції ⚙️

Інтеграції — це те, що часто вирішує, чи буде CRM реально економити час. Бо якщо менеджеру все одно потрібно вручну переносити замовлення, копіювати телефони, перевіряти оплату, створювати ТТН або шукати повідомлення в різних месенджерах, автоматизація працює не на повну.

Саме тому ми окремо порівняли інтеграції CRM-систем із поштовими операторами, телефонією, месенджерами, банками, РРО та маркетплейсами.

Характеристика	KeepinCRM	KeyCRM	Asteril CRM
Інтеграції
Поштові оператори (Укрпошта, Нова Пошта)	+	+	+
Спілкування:
Телефонія	Binotel, Nextel, Ringostat, Phonet, UniTalk, Stream Telecom	Binotel, UniTalk, Phonet, Ringostat, Stream Telecom	Binotel, Stream Telecom
Facebook - Messenger	-	+	-
лід-форми Facebook	+	-	+
Viber-bot	+	+	+
Telegram -bot	+	+	+
Instagram	-	+	+
SMS розсилка	+	+	+
E-mail розсилка	На етапі тестування	+	+
Фінанси:
​Приват 24	+	+	+
Monobank	+	+	+
PPO Checkbox	+	+	+
Маркеиплейси:
Rozetka	+	+	+
Prom.uа	+	+	+
Зручність інтерфейсу	​Реєстрація в KeepinCRM	Реєстрація в KeyCRM	​Реєстрація в Asreil CRM

⚙️ Інтеграції — це те, що або економить час, або створює ручну роботу

Окрема таблиця з інтеграціями важлива не менше, ніж список основних функцій. Бо CRM може мати гарну структуру, зручні картки клієнтів і воронки, але якщо потрібні сервіси не підключаються — менеджерам усе одно доведеться частину роботи робити вручну.

Для бізнесу з доставкою критично важливі поштові оператори. Якщо менеджер може створити накладну прямо з CRM, це вже мінус зайві переходи між сервісами, мінус копіювання даних і менше шансів помилитися в номері телефону чи адресі.

Для інтернет-магазинів і онлайн-продажів дуже важливі маркетплейси та соцмережі. Замовлення можуть приходити з Prom.ua, Rozetka, Instagram, Facebook, сайту або месенджерів — і коли все це збирається в одному місці, команда працює набагато спокійніше. Не потрібно постійно перевіряти, де написав клієнт, хто вже відповів, чи передали замовлення в роботу і чи не загубилася заявка.

Якщо компанія багато телефонує клієнтам, тоді варто дивитися на телефонію. Це не просто “зручно дзвонити з CRM”, а ще й можливість бачити історію контактів, контролювати комунікацію та швидше розуміти контекст перед розмовою.

А якщо у бізнесі багато оплат, фіскалізації або фінансових операцій, тоді вже важливими стають інтеграції з банками, платіжними сервісами та РРО. Бо чим менше ручних дій між замовленням, оплатою, доставкою і документами — тим простіше масштабувати процес без хаосу.

Саме тому при виборі CRM варто дивитися не тільки на те, що є “всередині” системи, а й на те, з чим вона може нормально працювати назовні. Бо найкраща CRM — це не та, де найбільше функцій у списку, а та, яка реально знімає ручну роботу з вашої команди.

Як зрозуміти, яка CRM потрібна саме вам? 🧩

Перед вибором CRM корисно не просто дивитися на функції, а відповісти собі на кілька питань:

🛒 Звідки приходять замовлення: сайт, Instagram, маркетплейси, телефон, офлайн-точка?

📦 Чи потрібно вести склад, залишки, постачальників і модифікації товарів?

🧾 Чи потрібні документи, шаблони, рахунки, акти або інші файли?

💬 Де менеджери спілкуються з клієнтами: телефонія, Telegram, Viber, Instagram, e-mail?

⚙️ Чи потрібні автоматизації, нагадування, задачі та воронки під різні процеси?

Коли відповіді на ці питання зрозумілі, вибір CRM стає набагато простішим. Бо тоді ви обираєте не “найпопулярнішу систему”, а ту, яка справді підходить під ваш бізнес.

Часті питання про вибір CRM 🤔

Я маю невеликий інтернет-магазин. Яку CRM краще обрати?

Якщо у вас інтернет-магазин, спочатку дивіться на канали продажів. Якщо замовлення приходять із сайту, маркетплейсів, Instagram і месенджерів, вам важливо, щоб CRM добре збирала заявки з різних джерел. Також звертайте увагу на склад, залишки, доставку й оплату. Для такого бізнесу варто детальніше порівнювати KeepinCRM і KeyCRM, бо обидві системи можуть бути корисними, але акценти в них різні.

У мене магазин з товарами, залишками й кількома складами. Що важливо?

У такому випадку CRM має допомагати не тільки з клієнтами, а й з обліком товарів. Дивіться, чи є робота зі складами, залишками, постачальниками, модифікаціями товарів, штрихкодами та різними цінами. Якщо ці процеси для вас щоденні, краще одразу обирати систему, де складський блок буде зручним саме для вашої моделі роботи.

А якщо в мене послуги, а не магазин?

Для сфери послуг склад може бути не таким важливим, зате потрібні воронки, задачі, нагадування, історія комунікацій і контроль менеджерів. Наприклад, для салону, сервісної компанії, консультаційного бізнесу або навчального проєкту важливо бачити, на якому етапі кожен клієнт: нова заявка, консультація, оплата, запис, повторне звернення.

Чи можна обрати CRM тільки за вартістю?

Краще так не робити. Дешева CRM може виявитися незручною, якщо в ній немає потрібних інтеграцій або процеси доведеться доробляти вручну. І навпаки, дорожча система може бути вигіднішою, якщо вона економить менеджерам години роботи щотижня. Тому ціну краще оцінювати разом із функціями, кількістю користувачів, інтеграціями та можливістю масштабування.

Чи можна перейти з однієї CRM на іншу, якщо попередня вже не підходить?

Так, можна. Але перехід краще робити обережно: спочатку описати поточні процеси, зрозуміти, які дані потрібно перенести, які інтеграції підключити, які воронки створити та хто буде працювати в новій системі. Якщо просто “перенести все як було”, є ризик забрати старий хаос у нову CRM.

Чи потрібно налаштовувати CRM самостійно?

Можна, якщо у вас простий процес і є час розібратися. Але якщо потрібно підключити інтеграції, налаштувати воронки, автоматизації, документи, задачі або перенести дані, краще звернутися до спеціалістів. Так CRM швидше почне працювати правильно, а команда не витратить тижні на спроби зрозуміти, “куди тут натискати”.

Кожна CRM-система має свої переваги, а яку обрати — залежить від потреб вашого бізнесу.

Комусь важливі склад і документи, комусь — маркетплейси й соцмережі, а комусь — простий контроль заявок і задач. Тому найкращий вибір починається не з назви CRM, а з розуміння ваших процесів.

Детальніше ознайомитись із можливостями CRM-систем можна за посиланнями:

KeepinCRM 👉 www.adminka.pro/keepin

Asteril CRM 👉 www.adminka.pro/asteril