Від Бітрікс24 до KeepinCRM: як Coffeetrade впорядкували заявки, продажі та комунікацію

Коли інтернет-магазин росте, разом із продажами росте і кількість дрібних щоденних процесів: заявки із сайту, повідомлення в месенджерах, дзвінки, замовлення з маркетплейсів, доставка, повторні клієнти, листування поштою.

І якщо все це живе в різних місцях, менеджерам доводиться постійно перемикатися між вкладками, чатами й сервісами. У якийсь момент CRM перестає бути просто “зручною програмою” і стає основою, без якої важко контролювати продажі.

Саме з таким запитом до нас звернулися CoffeeTrade — інтернет-магазин кави, чаю, кавового обладнання та аксесуарів. Команда вже працювала в Бітрікс24, але через обмеження системи потрібно було перейти на українську CRM і не втратити напрацьовану клієнтську базу.

Хто клієнт?

Coffeetrade — інтернет-магазин кави, чаю, кавового обладнання та аксесуарів.

У такого бізнесу багато щоденних процесів:

☕ обробка замовлень із сайту;

📦 робота з доставкою;

💬 комунікація з клієнтами в месенджерах;

☎️ дзвінки;

🛒 заявки з маркетплейсів;

📧 листування поштою;

👥 повторні покупки та клієнтська база.

Тобто CRM для Coffeetrade мала стати не просто місцем, де зберігаються контакти, а центром обробки замовлень і комунікації з клієнтами.

З якою проблемою звернувся клієнт

Основна проблема була в переході з Бітрікс24 на нову CRM. Але в цьому кейсі важливо було не просто перенести контакти.

Для CoffeeTrade потрібно було зберегти робочу інформацію та зробити так, щоб після переходу менеджери могли швидко продовжити роботу без ручного хаосу.

Потрібно було вирішити кілька задач:

✅ перенести клієнтів, контакти, реквізити та угоди;

✅ налаштувати KeepinCRM під роботу інтернет-магазину;

✅ підключити сайт, щоб заявки автоматично потрапляли в CRM;

✅ додати канали комунікації, зокрема Viber- та Telegram-бот;

✅ налаштувати інтеграції з доставкою, маркетплейсами, телефонією та поштою;

✅ навчити менеджерів працювати в новій системі.

Тобто це був не просто технічний переїзд. Це був перехід на нову логіку роботи, де всі ключові звернення й продажі мають бути зібрані в одному місці.

Що ми зробили?

1. Перенесли дані з Бітрікс24

Спочатку ми перенесли основну інформацію, яка була потрібна команді для подальшої роботи:

🔹 компанії;

🔹 контакти;

🔹 реквізити;

🔹 угоди.

Це важливий етап, бо в CRM зберігається не просто список імен. Там є історія роботи з клієнтами, попередні звернення, домовленості, статуси угод і дані, які менеджери використовують щодня.

2. Налаштували KeepinCRM під e-commerce-процеси

Для інтернет-магазину важливо, щоб CRM допомагала швидко обробляти заявки. Тому ми адаптували систему під процеси CoffeeTrade:

📌 нова заявка;

📌 замовлення в обробці;

📌 очікується оплата;

📌 потрібно передати в доставку;

📌 замовлення виконано.

Менеджер має бачити не просто “контакт у базі”, а повну картину: звідки прийшла заявка, що потрібно клієнту, на якому етапі замовлення і хто відповідальний за подальшу роботу.

3. Підключили сайт до KeepinCRM

Сайт — один із ключових каналів для інтернет-магазину. Тому ми налаштували передачу заявок із сайту в KeepinCRM.

Це допомагає уникнути ситуацій, коли заявка прийшла, але її побачили із запізненням або загубили серед інших повідомлень.

4. Підключили Viber- та Telegram-бот

У CoffeeTrade клієнти можуть комунікувати не лише через сайт чи телефон, а й через месенджери. Тому ми підключили Viber- та Telegram-бот, щоб команда могла працювати з такими зверненнями більш структуровано.

Для інтернет-магазину це особливо важливо, бо клієнти часто пишуть швидко й очікують швидкої відповіді.

5. Налаштували інтеграції з доставкою, маркетплейсами, телефонією та поштою

Окремо ми підключили інтеграції, які потрібні для щоденної роботи e-commerce-бізнесу:

📦 службою доставки;

🛒 маркетплейсами;

☎️ телефонією;

📧 поштою.

Завдяки цьому KeepinCRM стала для команди не просто новою CRM, а робочим центром, де можна бачити заявки, клієнтів і комунікацію з різних каналів.

6. Провели навчання менеджерів

Після налаштування ми провели навчання команди. Показали, як працювати в новій CRM, як вести заявки, де шукати інформацію про клієнтів і як користуватися підключеними інструментами.

Це важливо, бо CRM має бути зрозумілою для людей, які користуються нею щодня. Якщо менеджери не розуміють систему, навіть хороше налаштування не дасть потрібного результату.

Що отримав CoffeeTrade у результаті

Після переходу CoffeeTrade отримали CRM, яка краще відповідає формату інтернет-магазину з багатьма каналами продажу.

У результаті:

✅ дані з Бітрікс24 перенесені в KeepinCRM;

✅ клієнтська база збережена;

✅ заявки із сайту потрапляють у CRM;

✅ підключені Viber- та Telegram-бот;

✅ налаштовані інтеграції з доставкою, маркетплейсами, телефонією та поштою;

✅ менеджери навчені працювати в новій системі;

✅ команда може обробляти звернення більш структуровано.

Для бізнесу це означає більше контролю над заявками, продажами та комунікацією з клієнтами.

Чи можна перенести дані з Бітрікс24 у KeepinCRM?

Так. У цьому кейсі були перенесені компанії, контакти, реквізити та угоди. Перед перенесенням важливо перевірити структуру даних, щоб у новій CRM усе відображалося коректно.

Чи підходить KeepinCRM для інтернет-магазину?

Так, KeepinCRM можна налаштувати під роботу інтернет-магазину: заявки, клієнтів, угоди, канали комунікації, доставку, телефонію, пошту та інші інтеграції.

Навіщо інтернет-магазину підключати сайт до CRM?

Щоб заявки із сайту автоматично потрапляли в систему. Це допомагає менеджерам швидше реагувати на звернення й не втрачати потенційних клієнтів.

Чому важливо підключати месенджери до CRM?

Бо частина клієнтів пише у Viber або Telegram. Якщо ці звернення не пов’язані з CRM, менеджерам складніше контролювати комунікацію та історію взаємодії.

Чим цей кейс відрізняється від звичайного перенесення CRM?

Тут було важливо не тільки перенести дані, а й налаштувати CRM під роботу інтернет-магазину з кількома каналами: сайтом, месенджерами, маркетплейсами, доставкою, телефонією та поштою.