Налаштування CRM-системи KeepinCRM для AmericanAvto

Коли бізнес працює із заявками, клієнтами, менеджерами та кількома каналами комунікації, CRM-система має не просто “бути”. Вона має допомагати команді швидко обробляти звернення, бачити всі етапи роботи з клієнтом і не втрачати важливі деталі.

Саме з таким запитом до нас звернулась компанія AmericanAvto — бізнес, який спеціалізується на продажі автомобілів з-за кордону. Для такої сфери дуже важливо тримати під контролем кожен етап: від першого звернення клієнта до подальшої комунікації, підбору авто, узгодження деталей і супроводу угоди.

До цього компанія використовувала Бітрікс24, але з часом виникла потреба перейти на більш зручне рішення. Після аналізу процесів ми запропонували впровадити KeepinCRM, оскільки ця система добре підходила під задачі клієнта: у ній можна налаштувати кілька воронок продажів, розмежувати права доступу для співробітників, адаптувати картки клієнтів і угод під реальні бізнес-процеси та підключити потрібні інтеграції.

🚗 Трохи більше про клієнта

AmericanAvto працює у сфері, де клієнту важливо отримати швидку відповідь, зрозумілу консультацію та відчуття контролю на кожному етапі. Купівля авто з-за кордону — це не імпульсивне рішення, тому менеджерам потрібно якісно вести кожного потенційного покупця, фіксувати домовленості, не забувати про наступні кроки й мати всю історію спілкування під рукою.

У таких процесах Excel-таблиць, нотаток або хаотичного листування вже недостатньо. Якщо заявка прийшла з сайту, повідомлення — з чат-бота, а менеджер веде клієнта окремо, легко втратити частину інформації. Саме тому CRM у цьому випадку мала стати єдиним робочим простором для команди.

⚙️ Що ми налаштували в KeepinCRM

Перший етап роботи — базове налаштування CRM-системи під процеси AmericanAvto. Ми не просто створили стандартну структуру, а адаптували її під те, як команда реально працює із заявками та клієнтами.

Було налаштовано:

🔹 воронки продажів — щоб менеджери бачили, на якому етапі знаходиться кожна заявка;

🔹 картки клієнтів — для збереження контактної інформації та важливих деталей;

🔹 картки угод — з потрібними полями для роботи з потенційними покупцями;

🔹 права доступу — щоб співробітники бачили саме ту інформацію, яка потрібна їм для роботи;

🔹 логіку обробки заявок — щоб нові звернення не губилися й потрапляли у CRM.

Окрему увагу приділили структурі полів. У CRM важливо не просто “додати багато полів”, а зробити так, щоб менеджеру було зручно їх заповнювати. Тому ми залишили тільки ті дані, які дійсно потрібні для роботи з клієнтом і подальшого супроводу угоди.

🔗 Інтеграція із сайтом і чат-ботом

Одна з важливих частин проєкту — підключення джерел заявок. Для AmericanAvto потрібно було налаштувати інтеграцію CRM із сайтом компанії на WordPress та чат-ботом Leeloo.

Це дозволило автоматизувати передачу звернень у CRM. Тобто менеджерам більше не потрібно вручну переносити дані з різних каналів або перевіряти, чи не загубилась нова заявка. Коли потенційний клієнт залишає звернення, інформація потрапляє в систему, і команда може швидко взяти її в роботу.

Для бізнесу це означає менше ручної роботи, менше ризику втратити клієнта й більше порядку в процесах.

👥 Навчання менеджерів

Навіть найкраще налаштована CRM не дасть результату, якщо команда не розуміє, як нею користуватися. Тому після налаштування системи ми провели навчання для менеджерів.

Пояснили, як працювати з клієнтами, де дивитися заявки, як вести угоди по етапах, як заповнювати потрібні поля та як використовувати CRM у щоденній роботі. Це допомогло команді комфортно перейти на KeepinCRM і швидше адаптуватися до нової системи.

✅ Результат

Проєкт вдалося реалізувати у дуже короткий термін — за 2 тижні. Уже наприкінці травня клієнт повноцінно працював у новій CRM-системі.

У результаті AmericanAvto отримали зручну структуру для обробки заявок, налаштовані воронки продажів, інтеграції з основними каналами звернень і підготовлену команду, яка могла одразу працювати в новій системі.

💬 Питання, які часто виникають перед переходом на CRM

Чи можна перейти з Бітрікс24 на KeepinCRM без хаосу в роботі?

Так, якщо заздалегідь проаналізувати процеси, правильно налаштувати структуру CRM і навчити команду. У цьому кейсі перехід був реалізований за 2 тижні.

Чому для AmericanAvto обрали саме KeepinCRM?

Тому що система дозволяла налаштувати кілька воронок продажів, розподілити права доступу, адаптувати картки клієнтів та угод, а також підключити потрібні інтеграції.

Чи можна автоматично передавати заявки із сайту в CRM?

Так. У цьому проєкті ми налаштували інтеграцію із сайтом на WordPress, щоб заявки потрапляли в CRM без ручного перенесення.

Навіщо проводити навчання менеджерів після впровадження CRM?

Щоб команда не просто мала доступ до системи, а реально розуміла, як працювати з клієнтами, вести угоди й використовувати CRM у щоденних процесах.