Перехід з Asteril на KeepinCRM інтернет-магазину Калейдоскоп

Інтернет-магазин дитячих іграшок «Калейдоскоп» — клієнт, з яким ми вже тривалий час співпрацюємо у питаннях автоматизації бізнес-процесів😀. Це не просто магазин з товарами, а повноцінний e-commerce-проєкт, де важливо швидко обробляти замовлення, контролювати залишки, працювати з постачальниками, передавати дані між системами та не втрачати клієнтів через ручні помилки.

Для інтернет-магазину дитячих товарів особливо важлива точність. Частина товарів може мати невеликі залишки — одна, дві або кілька одиниць. Якщо інформація про наявність оновлюється із затримкою або відображається некоректно, виникає ризик продати товар, якого вже немає на складі. А це впливає не лише на внутрішні процеси, а й на клієнтський досвід: покупець очікує отримати замовлення швидко, без додаткових уточнень і неприємних сюрпризів. 

🤔Новий виклик

Власниця магазину звернулась до нас із запитом щодо виведення переліку товарів з нульовими залишками у Asteril.

Вимога була нестандартною, оскільки Asteril виводить лише товари з залишком більше 1, але для нашої клієнтки важливо бачити всі товари, включаючи ті, у яких залишок 0. Це потрібно для формування замовлень постачальникам і кращого контролю асортименту.

На перший погляд, задача виглядала як окреме доопрацювання. Але після тривалих обговорень та аналізу бізнес-потреб стало зрозуміло, що бізнесу вже потрібна більш потужна та гнучка CRM-система.

Тому було вирішено перейти на KeepinCRM.  

Чому саме KeepinCRM? 

Вибір пав на KeepinCRM, тому що ця система краще закривала потреби інтернет-магазину.

📦Розширений функціонал складу 

Для клієнтки було важливо не просто бачити товари, а зручно працювати із залишками, контролювати наявність і швидко реагувати на зміни.

🚛Наявність модуля «Постачальники» 

Оскільки частина процесів пов’язана із замовленнями товарів у постачальників, цей модуль став важливою перевагою.

📥Наявність всіх необхідних інтеграцій 

Для інтернет-магазину CRM має бути пов’язана із сайтом, доставкою, оплатами, SMS-повідомленнями та фіскалізацією.

💰Звіти по фінансах 

Власниці важливо бачити не лише замовлення, а й фінансову частину роботи бізнесу.

📈Аналітичні звіти 

Звіти допомагають краще розуміти продажі, ефективність процесів і загальну картину по магазину.

🔧Відкрите API 

Це дало можливість реалізувати індивідуальні рішення під конкретні задачі клієнта.

Реалізація та результати: 

✅Згідно з технічним завдання ми здійснили базове налаштування CRM-системи:  

— 📝налаштували картки клієнтів, підрядників та угод,  

— 🤖автоматичні дії,  

— 🔄налаштували інтеграції з Хорошоп, TurboSMS, Нова Пошта, Checkbox, платіжними системами,  

— 📂перенесли всю базу клієнтів та угод з Asreril. 

Окрему увагу ми приділили структурі карток. Важливо було зробити так, щоб менеджери могли швидко знаходити всю потрібну інформацію: дані клієнта, деталі замовлення, спосіб доставки, оплату, статус угоди та інші важливі поля.

Це допомагає не витрачати час на пошук інформації в різних місцях і зменшує ризик помилок під час обробки замовлень.

✅Створили інтеграцію CRM-системи з Odoo.

В даній системі працюють партнери нашої замовниці, що ведуть склад. Тому важливо було налаштувати коректну передачу інформації з KeepinCRM в Odoo без ручного копіювання даних.

Як працює дана інтеграція: 

1. 📤 з KeepinCRM, при переході угоди не певний етап, по webhook передаються необхідні дані у систему Odoo,  

2. 📥в Odoo створюється нова угода з усіма даними покупця, доставки та замовленими товарними позиціями. 

Завдяки цьому партнери клієнтки отримують потрібну інформацію автоматично. Це економить час, зменшує кількість ручних дій і допомагає уникати ситуацій, коли дані по замовленню потрібно переносити вручну.

✅Створили покращену інтеграцію KeepinCRM – Хорошоп.

На жаль, штатна інтеграція між даними сервісами передбачає оновлення на сайті залишків лише при списанні чи бронюванні товару у CRM-системі.

А якщо провести інвентаризацію чи створити прихідну накладну — залишки на сайті не будуть актуалізовані автоматично.

Для інтернет-магазину це може бути критично. Особливо коли деякі товари є в наявності в кількості 1–2 одиниці. Якщо товар уже продано або залишок змінився, а на сайті інформація не оновилась, клієнт може оформити замовлення на позицію, якої фактично немає.

Саме тому ми реалізували індивідуальне рішення: тепер залишки всіх товарних позицій оновлюються на сайті щогодини.

Це дозволяє підтримувати актуальну інформацію на Хорошопі та краще контролювати наявність товарів.

Що змінилось після переходу на KeepinCRM?

Після впровадження KeepinCRM інтернет-магазин Калейдоскоп отримав більш зручну систему для щоденної роботи.

Тепер команда може:

📦 краще контролювати залишки товарів;

🤝 працювати з постачальниками у зручнішому форматі;

🔗 передавати дані між KeepinCRM та Odoo;

🛒 підтримувати актуальні залишки на сайті Хорошоп;

💬 надсилати клієнтам повідомлення через TurboSMS;

🚚 працювати з доставкою через Нову Пошту;

🧾 фіскалізувати замовлення через Checkbox;

📊 аналізувати продажі, фінанси та ефективність процесів.

Тобто результатом став не просто перехід з однієї CRM на іншу, а створення більш гнучкої системи для роботи інтернет-магазину.

❗ Результатом нашої роботи стало не лише виведення Калейдоскопу на новий рівень автоматизації та ефективності, але й можливість фокусування на стратегічному розвитку інтернет-магазину.

Адже коли CRM бере на себе частину рутини, команда може більше уваги приділяти клієнтам, асортименту, продажам і розвитку бізнесу.

Питання, які часто виникають при переході на нову CRM

Чи можна перейти з Asteril на KeepinCRM без втрати бази клієнтів?

Так, базу клієнтів та угод можна перенести в нову CRM. Головне — правильно підготувати дані, перевірити поля та визначити, яку інформацію потрібно зберегти.

Чи підходить KeepinCRM для інтернет-магазину?

Так, KeepinCRM може бути зручним рішенням для інтернет-магазинів, особливо якщо бізнесу потрібна робота зі складом, постачальниками, замовленнями, інтеграціями та звітами.

Навіщо інтернет-магазину інтеграція CRM з Хорошоп?

Інтеграція дозволяє передавати замовлення із сайту в CRM, працювати з клієнтами в одній системі та підтримувати актуальну інформацію по товарах.

Чому важливо оновлювати залишки на сайті?

Якщо залишки на сайті неактуальні, клієнт може замовити товар, якого вже немає. Це створює зайву комунікацію, негативний досвід і додаткову ручну роботу для менеджерів.

Для чого потрібна інтеграція KeepinCRM з Odoo?

У цьому кейсі Odoo використовують партнери клієнтки, які ведуть склад. Інтеграція дозволяє автоматично передавати дані по замовленнях з KeepinCRM в Odoo.

🚀 Створюйте майбутнє свого бізнесу сьогодні завдяки автоматизації бізнес-процесів з Adminka!