Налаштування AsterilCRM для інтернет-магазину «Калейдоскоп»

Інтернет-магазин — це завжди багато паралельних процесів: замовлення із сайту, заявки з маркетплейсів, залишки на складі, оплати, чеки, доставки та комунікація з покупцями. І чим активніше працює бізнес, тим важливіше, щоб усі ці процеси були зібрані в одній зрозумілій системі.

Для інтернет-магазину дитячих іграшок «Калейдоскоп» такою системою стала AsterilCRM. Клієнт уже мав CRM, але частина налаштувань працювала не зовсім коректно, тому команда звернулася до нас, щоб навести порядок у процесах і зробити роботу з замовленнями зручнішою.

У цьому кейсі розповідаємо, як ми налаштували AsterilCRM, підключили інтеграції з Хорошоп, Prom.ua, Checkbox, ТурбоСМС, Новою Поштою та Укрпоштою, а також допомогли автоматизувати важливі щоденні дії для команди магазину.

Трохи про клієнта 🧸

«Калейдоскоп» — це інтернет-магазин дитячих іграшок, де представлені товари для творчості, розвитку, активного відпочинку, сюжетних ігор, пазлів, конструкторів та інших дитячих категорій. Для такого бізнесу дуже важлива швидкість обробки замовлень, актуальні залишки товарів і зручна комунікація з покупцями.

Уявімо звичайний день інтернет-магазину: замовлення надходять із сайту, Prom.ua, менеджери обробляють заявки, формують відправки, створюють чеки, уточнюють деталі з клієнтами й паралельно стежать, щоб товар справді був у наявності. Якщо хоча б один із цих процесів працює нестабільно — команда витрачає більше часу, а клієнт може отримати не найкращий досвід.

Тому CRM для інтернет-магазину — це не просто “місце, де лежать контакти”. Це інструмент, який допомагає тримати порядок у замовленнях, оплатах, доставках і комунікації.

З чим звернувся клієнт 🧩

Клієнт уже самостійно налаштував AsterilCRM, але система працювала не зовсім коректно. Тобто CRM була, але не всі процеси були зібрані в єдину зручну логіку.

Наше завдання полягало в тому, щоб налагодити правильну роботу AsterilCRM і зробити так, щоб система дійсно допомагала команді, а не створювала додаткові питання.

У таких проєктах важливо не просто “натиснути кілька кнопок у налаштуваннях”. Потрібно зрозуміти, як магазин приймає замовлення, які сервіси використовує, де можуть губитися дані, які процеси варто автоматизувати та що потрібно менеджерам для щоденної роботи.

Що ми налаштували в AsterilCRM ⚙️

Спеціалісти Adminka виконали базові налаштування CRM-системи та підключили ключові інтеграції для роботи інтернет-магазину.

Було налаштовано інтеграції з:

🔹 Хорошоп — для роботи із сайтом інтернет-магазину;

🔹 Prom.ua — для обробки замовлень із маркетплейсу;

🔹 Checkbox — для автоматизації створення чеків;

🔹 ТурбоСМС — для SMS-комунікації;

🔹 Новою Поштою — для роботи з доставкою;

🔹 Укрпоштою — для ще одного каналу відправки замовлень.

Завдяки цьому CRM стала центральним місцем, де команда може працювати із замовленнями, клієнтами, доставкою та фіскалізацією без постійного перемикання між різними сервісами.

Синхронізація залишків: маленька деталь, яка дуже впливає на продажі 📦

Окремо для клієнта ми створили синхронізацію залишків CRM-системи із сайтом.

Для інтернет-магазину іграшок це особливо важливо, бо деякі товари можуть бути в обмеженій кількості — наприклад, 1 одиниця на складі. Якщо залишки оновлюються із затримкою, покупець може оформити замовлення на товар, якого вже немає. А далі менеджеру доводиться перепрошувати, пропонувати заміну й витрачати час на вирішення ситуації.

Щоб зменшити такі ризики, було реалізовано автоматичне оновлення залишків. У пов’язаному кейсі ми описували, що кількість наявного товару почала передаватися на Хорошоп кожні 10 хвилин. Це допомагає підтримувати актуальність інформації на сайті й робити роботу магазину стабільнішою.

Автоматизація чеків без зайвої ручної роботи 🧾

Ще один важливий блок — автоматизація створення чеків через Checkbox.

Коли замовлень небагато, частину дій ще можна виконувати вручну. Але коли магазин росте, ручне створення чеків починає забирати багато часу й підвищує ризик помилок.

Автоматизація цього процесу допомагає команді працювати швидше: менше ручних дій, менше дублювання інформації, більше порядку в обробці замовлень.

Як усе виглядає після налаштування ✨

Після виконаних робіт клієнт отримав CRM-систему, яка краще відповідає реальним процесам інтернет-магазину.

Тепер команда може зручніше:

✅ обробляти замовлення із сайту та Prom.ua;

✅ працювати з доставкою через Нову Пошту й Укрпошту;

✅ автоматизувати створення чеків;

✅ підтримувати актуальні залишки товарів;

✅ комунікувати з клієнтами через SMS;

✅ використовувати можливості AsterilCRM не частково, а повноцінніше.

І найприємніше — клієнт відзначив результат нашої роботи. Після завершення налаштувань команда «Калейдоскопу» залишила відгук:

Це якраз той випадок, коли технічна робота непомітна для покупця, але дуже відчутна для бізнесу: процеси стають спокійнішими, швидшими й зрозумілішими.

Для яких бізнесів актуальне таке налаштування?

Такий формат впровадження AsterilCRM може бути корисним для інтернет-магазинів, які продають товари через сайт, маркетплейси або кілька каналів одночасно.

Особливо якщо у вас є:

🛒 багато замовлень із різних джерел;

📦 потреба в актуальних залишках;

🚚 регулярна робота з доставками;

🧾 необхідність швидко створювати чеки;

💬 комунікація з клієнтами через SMS або інші канали.

CRM у такому випадку допомагає не просто “вести клієнтів”, а зібрати операційну роботу магазину в одну систему.

Міні-блок відповідей перед впровадженням 💬

Чи можна налаштувати AsterilCRM, якщо система вже частково запущена? Так. Саме так і було в цьому кейсі: клієнт уже мав CRM, але вона працювала не зовсім коректно. Ми допомогли налагодити систему та підключити потрібні інтеграції.

Навіщо інтернет-магазину інтеграція CRM із Хорошоп? Щоб замовлення, товари та залишки не жили окремо в різних системах. Інтеграція допомагає швидше обробляти заявки й підтримувати порядок у даних.

Чи можна підключити Prom.ua до CRM? Так, у цьому проєкті було налаштовано інтеграцію з Prom.ua, щоб замовлення з маркетплейсу було зручніше обробляти в CRM.

Для чого потрібна синхронізація залишків? Вона допомагає показувати покупцям актуальну наявність товарів. Це зменшує ситуації, коли клієнт замовив товар, а його вже немає на складі.

Чи можна автоматизувати створення чеків? Так. У цьому кейсі ми налаштували роботу з Checkbox, щоб автоматизувати створення чеків і зменшити кількість ручних дій.

Коли варто звертатися за налаштуванням CRM? Якщо CRM уже є, але працювати в ній незручно, замовлення обробляються вручну, залишки не синхронізуються або дані губляться між сервісами — це вже хороший момент для доопрацювання системи.

Що в результаті

У цьому кейсі ми допомогли інтернет-магазину «Калейдоскоп» зробити AsterilCRM більш зручною для щоденної роботи: налаштували базову логіку, підключили важливі інтеграції, автоматизували чеки та синхронізацію залишків.

Для бізнесу це означає менше хаосу в процесах, менше ручної роботи й більше часу на розвиток магазину.

Потрібно налаштувати AsterilCRM або доопрацювати вже існуючу CRM-систему? Команда Adminka допоможе розібратися, які інтеграції потрібні саме вашому бізнесу, і налаштувати систему так, щоб вона справді працювала на вашу команду.